Cara Memulakan Tugasan Harian dengan Menyediakan Ruang Anda

“Mengemas dapur” atau “mengurus dokumen” mungkin melibatkan beberapa kerja yang berasingan. Pilih kerja yang ingin anda lakukan sekarang, kemudian terangkan tindakan yang benar-benar boleh diperhatikan oleh seseorang: masukkan tiga pinggan ke dalam singki, buka folder atau letakkan bakul pakaian di sebelah pakaian. Pastikan tindakan pertama itu cukup kecil supaya anda tahu apabila ia sudah selesai.

Ini ialah cara praktikal untuk menjadikan tugasan lebih konkrit, bukannya dakwaan bahawa setiap tugasan perlu dipecahkan menjadi langkah kecil. Jika tindakan pertama sudah terasa mudah, anda mungkin tidak memerlukan persediaan tambahan. Satu ulasan penyelidikan tentang niat pelaksanaan menghuraikan kajian terdahulu yang menunjukkan bahawa rancangan khusus kelihatan sangat berguna untuk projek yang sukar dimulakan, sedangkan projek yang lebih mudah sudah mempunyai kadar penyelesaian yang tinggi. Dapatan itu berasal daripada kajian dan tugasan tertentu; dapatan tersebut tidak meramalkan apa yang akan dilakukan oleh seseorang individu. Peter M. Gollwitzer, “Niat Pelaksanaan: Kesan Kuat daripada Rancangan Ringkas”

Kumpulkan hanya barang yang diperlukan untuk langkah pertama, kemudian letakkannya di dalam atau bersebelahan tempat anda akan menggunakannya. Untuk tugasan menulis yang ringkas, anda boleh membuka dokumen dan meletakkan buku nota serta pen di atas meja. Untuk mengasingkan surat, anda boleh menyediakan surat-surat itu dan bekas kitar semula. Tujuannya adalah untuk menghapuskan satu langkah kecil mencari atau membuat persediaan yang sebaliknya akan menghalang anda daripada memulakan tugasan.

Bagi tugasan yang dilakukan di meja, senarai semak kerja jarak jauh Pentadbiran Aeronautik dan Angkasa Lepas Kebangsaan (NASA) menyarankan supaya barang yang kerap digunakan diletakkan dalam jangkauan. Itu ialah panduan khusus untuk penyediaan ruang kerja; saranan umum untuk menyediakan apa sahaja peralatan yang diperlukan oleh tugasan peribadi anda merupakan penerapan idea mudah yang sama, bukannya dapatan NASA tentang memulakan kerja rumah. NASA, “Bawa Prinsip Ergonomik Tempat Kerja ke Rumah Bersama Anda”

Elakkan daripada menjadikan persediaan sebagai projek baharu yang lebih besar. Jika matlamat anda ialah menulis satu e-mel, menyediakan sistem pemfailan yang rumit bukanlah langkah pertama yang perlu. Sediakan barang keperluan, biarkan bahan lain, dan jadikan permukaan kerja cukup sesuai untuk tugasan ini.

Gunakan lokasi yang mudah dicapai dan membolehkan tugasan dimulakan dengan sedikit sahaja perubahan susun atur. Tempat yang paling sesuai bergantung pada kerja sebenar: meja mungkin sesuai untuk tugasan yang melibatkan kertas; ruang kosong di atas kaunter mungkin sesuai untuk kerja mengasingkan barang yang ringkas. “Mudah dicapai” bermaksud tersedia secara praktikal untuk anda sekarang, bukannya tersusun dengan sempurna atau dilengkapi perabot khas.

Jika tempat yang paling jelas sedang digunakan, pilih tempat alternatif yang boleh digunakan berdekatan dan alihkan hanya barang yang menghalang tindakan pertama. Contohnya, letakkan folder dan pen di sudut meja yang kosong dan bukannya menunggu sehingga seluruh bilik disusun semula. Jika duduk di meja terasa tidak selesa atau tidak sesuai, pertimbangkan permukaan atau posisi lain yang membolehkan anda melakukan tugasan itu. Senarai semak NASA memberikan saranan untuk stesen kerja komputer, termasuk meletakkan barang yang kerap digunakan dalam jangkauan; sesuaikan pilihan dengan keperluan tugasan dan kemudahan yang tersedia untuk anda. NASA, “Bawa Prinsip Ergonomik Tempat Kerja ke Rumah Bersama Anda”

Tentukan bila anda akan menggunakan ruang yang telah disediakan dan perkara pertama yang akan anda lakukan. Format yang berguna ialah: “Apabila [masa atau petunjuk khusus] berlaku, saya akan [tindakan pertama yang kecil] di [tempat].” Contohnya: “Selepas membancuh teh, saya akan duduk di meja dan membuka folder.” Petunjuk itu sepatutnya sesuatu yang boleh anda kenal pasti, manakala tindakannya perlu menyatakan langkah seterusnya yang sebenar dan bukannya hasil yang umum.

Penyelidikan tentang niat pelaksanaan mengkaji rancangan yang menghubungkan sesuatu situasi dengan tindak balas yang dimaksudkan. Ulasan Gollwitzer menghuraikan format “apabila X, maka Y” ini dan kajian tentang bila dan di mana orang merancang untuk memulakan projek tertentu. Bukti yang ada menyokong percubaan menggunakan rancangan khusus untuk menjadikan permulaan lebih jelas; ini tidak bermakna petunjuk akan mencetuskan tindakan secara automatik. Gollwitzer, “Niat Pelaksanaan: Kesan Kuat daripada Rancangan Ringkas”

Satu kajian terkini tentang ingatan prospektif dalam kalangan golongan dewasa muda turut menghuraikan niat pelaksanaan sebagai cara menghubungkan petunjuk situasi dengan tindakan yang dimaksudkan. Tugasan kajian itu berkaitan dengan mengingati untuk bertindak balas terhadap peristiwa sasaran, yang berbeza daripada menyusun ruang kerja di rumah atau memulakan kerja rumah peribadi. Kajian itu berkaitan dengan prinsip petunjuk dan tindakan, tetapi tidak patut dianggap sebagai bukti langsung untuk setiap tugasan harian. Kliegel et al., “Niat pelaksanaan mempercepat respons golongan dewasa muda terhadap sasaran ingatan prospektif dalam kehidupan seharian”

Cari halangan kecil pertama: mencari peralatan, mengosongkan ruang, mencari dokumen yang betul atau menentukan maksud “mula”. Singkirkan halangan itu jika mudah dilakukan. OECD BASIC Toolkit menghuraikan cara mengurangkan halangan kecil dan jumlah langkah yang diperlukan sebagai cara memudahkan sesuatu tindakan. Perbincangannya berkaitan pandangan tingkah laku dalam dasar dan perkhidmatan; menerapkan idea umum tentang mengurangkan halangan itu pada tugasan peribadi ialah kesimpulan praktikal, bukannya saranan yang telah diuji untuk setiap individu. OECD, “Manual BASIC: Alat dan Etika untuk Pandangan Tingkah Laku Gunaan: BASIC Toolkit”

Kemudian lakukan tindakan pertama yang telah dinyatakan. Jika anda mendapati diri anda masih membuat persediaan, tanya sama ada baki persediaan itu diperlukan untuk tindakan tersebut. Jika tidak, tangguhkannya. Tujuan persediaan adalah untuk memudahkan langkah pertama dilakukan, bukannya mewujudkan persekitaran yang sempurna sebelum memulakan kerja.

Anggap susunan itu sebagai percubaan kecil. Jika peralatan masih sukar dicari, letakkannya lebih dekat dengan permukaan kerja. Jika tempat yang dipilih tidak tersedia, pilih tempat lain. Jika langkah pertama masih kabur, tulis semula sebagai tindakan yang boleh dilihat. Pastikan perubahan berkait dengan halangan yang anda perhatikan dan bukannya menyusun semula kawasan yang tidak berkaitan.

Susunan juga boleh menjadi tidak lagi sesuai: peralatan dialihkan, ruang digunakan atau tugasan berubah. Dalam keadaan itu, sesuaikan petunjuk dan lokasi dengan perkara yang benar-benar boleh dilakukan. Sesuatu rancangan berguna apabila ia menjelaskan tindakan seterusnya; anda tidak perlu mengikutinya apabila keadaan menjadikannya tidak praktikal.

Untuk tugasan harian yang sudah anda pilih, luangkan seminit untuk menjawab empat soalan: Apakah tindakan pertama yang boleh dilihat? Peralatan apakah yang diperlukan untuk tindakan itu? Di manakah saya boleh melakukannya dengan perubahan susun atur yang paling sedikit? Apakah petunjuk khusus yang akan mengingatkan saya untuk mula di situ? Letakkan peralatan di tempatnya, kemudian gunakan petunjuk itu apabila ia muncul.

Contohnya, jika anda bercadang untuk mengasingkan timbunan kecil surat, tindakan pertama mungkin membuka sampul surat yang pertama. Anda boleh meletakkan timbunan itu dan sebatang pen di atas meja yang kosong, menyediakan bekas kitar semula dalam jangkauan jika perlu, dan menggunakan “selepas makan tengah hari” sebagai petunjuk. Ini ialah contoh persediaan, bukannya hasil yang diukur atau janji bahawa tugasan itu akan disiapkan. Jika tindakan pertama sudah jelas dan sedia dilakukan, langkau persediaan dan mulakan.

Perubahan yang berguna itu dapat dilihat: bahan sudah tersedia, tempat boleh digunakan dan tindakan seterusnya telah ditentukan. Ini memberikan anda titik permulaan yang konkrit tanpa memerlukan satu lagi pusingan untuk memujuk diri sendiri.