अपनी जगह व्यवस्थित करके रोज़मर्रा का काम कैसे शुरू करें

एक काम चुनें और उसकी पहली दिखने वाली क्रिया तय करें

“रसोई साफ़ करना” या “कागज़ात का काम निपटाना” में कई अलग-अलग काम छिपे हो सकते हैं। वह काम चुनें जिसे आप अभी करना चाहते हैं, फिर ऐसी क्रिया तय करें जिसे कोई वास्तव में देख सके: सिंक में तीन बर्तन रखना, फ़ोल्डर खोलना, या कपड़ों के पास लॉन्ड्री बास्केट रखना। पहली क्रिया इतनी छोटी रखें कि उसके पूरा होने पर आपको साफ़ पता चल सके।

यह काम को अधिक ठोस बनाने का एक व्यावहारिक तरीका है, न कि यह दावा कि हर काम को एक छोटे कदम में बदला जाना चाहिए। यदि पहली क्रिया पहले से ही सीधी और स्पष्ट लगती है, तो आपको अतिरिक्त तैयारी की आवश्यकता नहीं हो सकती है। क्रियान्वयन के इरादों (implementation intentions) पर शोध की एक समीक्षा उन पुराने अध्ययनों का वर्णन करती है जिनमें विशिष्ट योजनाएं उन परियोजनाओं के लिए विशेष रूप से उपयोगी पाई गईं जिन्हें शुरू करना कठिन था, जबकि आसान परियोजनाओं के पूरा होने की दर पहले से ही अधिक थी। वे परिणाम विशेष अध्ययनों और कार्यों से आए थे; वे यह भविष्यवाणी नहीं करते कि कोई एक व्यक्ति क्या करेगा। Peter M. Gollwitzer, “Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”

उपकरणों को उपयोग की जगह पर रखें

केवल वही सामान इकट्ठा करें जिसकी आवश्यकता पहले कदम के लिए है, और उन वस्तुओं को उस स्थान पर या उसके पास रखें जहाँ आप उनका उपयोग करेंगे। लिखने के एक छोटे से काम के लिए, इसका मतलब दस्तावेज़ खोलना और मेज पर एक नोटबुक और पेन रखना हो सकता है। डाक छांटने के लिए, इसका मतलब पत्रों और एक रीसाइक्लिंग डिब्बे को बाहर रखना हो सकता है। इसका उद्देश्य उस छोटी सी खोजबीन या व्यवस्था करने के झंझट को दूर करना है जो अन्यथा आपके और काम के बीच आ जाती।

डेस्क-आधारित काम के लिए, नेशनल एरोनॉटिक्स एंड स्पेस एडमिनिस्ट्रेशन (NASA) की टेलीवर्क चेकलिस्ट अक्सर उपयोग की जाने वाली वस्तुओं को पहुंच के भीतर रखने की सलाह देती है। यह कार्यक्षेत्र की व्यवस्था के लिए विशिष्ट मार्गदर्शन है; आपके व्यक्तिगत काम के लिए ज़रूरी किसी भी उपकरण को तैयार रखने का व्यापक सुझाव उसी सरल विचार का एक अनुप्रयोग है, न कि घरेलू काम शुरू करने के बारे में नासा का कोई निष्कर्ष। NASA, “Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”

तैयारी को एक नए, बड़े काम में बदलने से बचें। यदि आपका लक्ष्य एक ईमेल लिखना है, तो एक विस्तृत फ़ाइलिंग सिस्टम बनाना कोई आवश्यक पहला कदम नहीं है। केवल ज़रूरी चीज़ें निकालें, बाकी सामग्री को हाथ न लगाएं, और काम की सतह को इस काम के लिए पर्याप्त रूप से उपयोगी बना लें।

एक सुलभ जगह चुनें जो काम के अनुकूल हो

ऐसी जगह का उपयोग करें जहाँ आप आसानी से पहुँच सकें और जहाँ काम बहुत कम फेरबदल के साथ शुरू हो सके। सबसे अच्छी जगह वास्तविक काम पर निर्भर करती है: एक मेज कागज़ात वाले काम के लिए उपयुक्त हो सकती है; काउंटर का एक खाली हिस्सा किसी छोटी छंटाई के काम के लिए उपयुक्त हो सकता है। “सुलभ” का अर्थ है जो अभी आपके लिए व्यावहारिक रूप से उपलब्ध हो, न कि आदर्श रूप से व्यवस्थित या विशेष रूप से सुसज्जित।

यदि स्पष्ट जगह पहले से भरी हुई है, तो निकटतम व्यावहारिक विकल्प चुनें और केवल उसी चीज़ को हटाएं जो पहली क्रिया में बाधा डालती है। उदाहरण के लिए, पूरे कमरे को फिर से व्यवस्थित करने की प्रतीक्षा करने के बजाय एक मेज के साफ कोने पर एक फ़ोल्डर और पेन रखें। यदि डेस्क पर बैठना असुविधाजनक या अनुपयुक्त है, तो किसी अन्य सतह या स्थिति पर विचार करें जो आपको काम करने की अनुमति देती है। नासा की चेकलिस्ट कंप्यूटर के काम के लिए वर्कस्टेशन के सुझाव देती है, जिसमें बार-बार उपयोग की जाने वाली वस्तुओं को पहुंच के भीतर रखना शामिल है; अपने स्वयं के काम और उपलब्ध व्यवस्था की ज़रूरतों का पालन करें। NASA, “Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”

तैयारी को एक स्पष्ट संकेत से जोड़ें

तय करें कि आप तैयार की गई व्यवस्था का उपयोग कब करेंगे और आप सबसे पहले क्या करेंगे। एक उपयोगी प्रारूप है: “जब [विशिष्ट क्षण या संकेत] होगा, तो मैं [स्थान] पर [छोटी पहली क्रिया] करूँगा।” उदाहरण के लिए: “चाय बनाने के बाद, मैं मेज पर बैठूंगा और फ़ोल्डर खोलूंगा।” संकेत ऐसा होना चाहिए जिसे आप पहचान सकें, और क्रिया में किसी बड़े परिणाम के बजाय एक वास्तविक अगले कदम का नाम होना चाहिए।

क्रियान्वयन के इरादों पर शोध उन योजनाओं की जांच करता है जो किसी स्थिति को एक इच्छित प्रतिक्रिया से जोड़ती हैं। गोलविट्ज़र (Gollwitzer) की समीक्षा इस “जब X, तब Y” प्रारूप और उन अध्ययनों का वर्णन करती है कि लोगों ने विशेष परियोजनाओं को कब और कहाँ शुरू करने की योजना बनाई थी। साक्ष्य किसी शुरुआत को अधिक स्पष्ट बनाने के एक तरीके के रूप में एक विशिष्ट योजना आजमाने का समर्थन करते हैं; इसका मतलब यह नहीं है कि कोई संकेत अपने आप काम करवा ही देगा। Gollwitzer, “Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”

युवा वयस्कों के बीच भावी स्मृति (prospective memory) पर एक हालिया अध्ययन भी क्रियान्वयन के इरादों को एक स्थितिजन्य संकेत के साथ एक इच्छित क्रिया को जोड़ने के रूप में वर्णित करता है। इसका कार्य किसी लक्षित घटना पर प्रतिक्रिया देना याद रखने से संबंधित था, जो घर के कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करने या व्यक्तिगत काम शुरू करने से अलग है। यह संकेत-और-क्रिया सिद्धांत के लिए प्रासंगिक है, लेकिन इसे हर रोज़मर्रा के काम के लिए प्रत्यक्ष प्रमाण के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। Kliegel et al., “Implementation intentions speed up young adults’ responses to prospective memory targets in everyday life”

एक बाधा कम करें, फिर तैयारी रोक दें

रुकावट के पहले छोटे बिंदु की तलाश करें: किसी उपकरण की खोज करना, कोई जगह खाली करना, सही दस्तावेज़ ढूंढना, या यह तय करना कि “शुरू करने” का क्या अर्थ है। यदि आसान हो तो उस बाधा को दूर करें। ओईसीडी (OECD) का BASIC टूलकिट किसी क्रिया को आसान बनाने के तरीकों के रूप में छोटी बाधाओं और आवश्यक कदमों की संख्या को कम करने का वर्णन करता है। इसकी चर्चा नीति और सेवाओं में व्यवहार संबंधी अंतर्दृष्टि से संबंधित है; उस सामान्य बाधा-निवारण विचार को किसी व्यक्तिगत कार्य पर लागू करना एक व्यावहारिक निष्कर्ष है, न कि प्रत्येक व्यक्ति के लिए कोई परीक्षित नियम। OECD, “The BASIC Manual: Tools and Ethics for Applied Behavioural Insights: The BASIC Toolkit”

फिर तय की गई पहली क्रिया शुरू करें। यदि आप पाते हैं कि आप अभी भी तैयारी ही कर रहे हैं, तो पूछें कि क्या उस क्रिया के लिए बाकी तैयारी आवश्यक है। यदि नहीं, तो इसे बाद के लिए छोड़ दें। व्यवस्था का उद्देश्य पहले कदम को सुलभ बनाना है, न कि कोई भी काम करने से पहले एक आदर्श वातावरण तैयार करना।

जब व्यवस्था काम न आए तो उसमें बदलाव करें

इस व्यवस्था को एक छोटे प्रयोग के रूप में लें। यदि उपकरण अभी भी मिलना मुश्किल हैं, तो उन्हें काम की सतह के और करीब रखें। यदि चुनी हुई जगह उपलब्ध नहीं है, तो दूसरी चुनें। यदि पहला कदम अस्पष्ट बना रहता है, तो इसे एक दिखाई देने वाली क्रिया के रूप में फिर से लिखें। बदलावों को अपनी देखी गई बाधा से ही जोड़कर रखें, न कि असंबंधित क्षेत्रों को पुनर्गठित करने लगें।

एक व्यवस्था पुरानी भी हो सकती है: उपकरण इधर-उधर हो जाते हैं, जगह घिर जाती है, या काम बदल जाता है। ऐसे में, संकेत और स्थान को उसके अनुसार ढालें जो वास्तव में संभव हो। एक योजना तब उपयोगी होती है जब वह अगली क्रिया को स्पष्ट बनाती है; परिस्थितियाँ अव्यावहारिक होने पर इसका पालन करना आवश्यक नहीं है।

एक मिनट की व्यवस्था जिसे आप दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं

अपने पहले से चुने हुए किसी सामान्य काम के लिए, चार सवालों के जवाब देने के लिए एक मिनट का समय लें: पहली दिखने वाली क्रिया क्या है? उस क्रिया के लिए किन उपकरणों की आवश्यकता है? मैं इसे न्यूनतम फेरबदल के साथ कहाँ कर सकता हूँ? कौन सा विशिष्ट संकेत मुझे वहाँ शुरुआत करने की याद दिलाएगा? उपकरणों को उनकी जगह पर रखें, और फिर संकेत मिलने पर उसका उपयोग करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप डाक के एक छोटे से ढेर को छांटना चाहते हैं, तो पहली क्रिया पहला लिफाफा खोलना हो सकती है। आप डाक के ढेर और एक पेन को एक साफ मेज पर रख सकते हैं, ज़रूरत पड़ने पर पहुंच के भीतर एक रीसाइक्लिंग बिन रख सकते हैं, और अपने संकेत के रूप में “दोपहर के भोजन के बाद” का उपयोग कर सकते हैं। यह केवल समझाने के लिए एक व्यवस्था है, न कि कोई मापा गया परिणाम या यह वादा कि काम पूरा ही हो जाएगा। यदि पहली क्रिया पहले से ही स्पष्ट और तैयार है, तो व्यवस्था को छोड़ें और शुरू करें।

उपयोगी बदलाव प्रत्यक्ष होता है: सामग्री तैयार है, जगह उपलब्ध है, और अगली क्रिया तय है। यह आपको खुद को बार-बार मनाए बिना एक ठोस शुरुआती बिंदु देता है।

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