Så kommer du igång med en vardagssyssla genom att förbereda din plats
När det känns svårt att komma igång blir det lättare att se och utföra den första fysiska handlingen. Välj en vanlig syssla, lägg fram verktygen du behöver där du ska använda dem, frigör en lämplig yta och bestäm ett litet första steg. En tydlig signal, plats och handling kan minska antalet beslut mellan avsikten att börja och själva starten; det garanterar inte att du fortsätter eller blir klar.
Välj en syssla och bestäm den första synliga handlingen
”Städa köket” eller ”ta hand om pappersarbetet” kan dölja flera olika sysslor. Välj den du menar att göra nu och beskriv sedan en handling som någon faktiskt skulle kunna se: ställ tre tallrikar i diskhon, öppna mappen eller ställ tvättkorgen bredvid kläderna. Håll den första handlingen så liten att du märker när den är klar.
Det här är ett praktiskt sätt att göra sysslan mer konkret, inte ett påstående om att varje syssla bör delas upp i ett minimalt steg. Om den första handlingen redan känns självklar behöver du kanske inte förbereda något extra. En forskningsöversikt om genomförandeintentioner beskriver tidigare studier där specifika planer verkade särskilt användbara för projekt som var svåra att komma igång med, medan genomförandegraden redan var hög för enklare projekt. Resultaten gäller specifika studier och uppgifter; de förutsäger inte vad en enskild person kommer att göra. Peter M. Gollwitzer, ”Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”
Lägg verktygen där de ska användas
Samla bara det som behövs för det första steget och placera sakerna på eller intill ytan där du ska använda dem. För en kort skrivuppgift kan det innebära att öppna dokumentet och lägga ett anteckningsblock och en penna på skrivbordet. För att sortera posten kan du lägga fram breven och en behållare för återvinning. Tanken är att ta bort ett litet moment av letande eller förberedelse som annars skulle komma emellan dig och uppgiften.
För en uppgift vid skrivbordet rekommenderar NASA:s checklista för distansarbete att ofta använda saker placeras inom räckhåll. Det är ett specifikt råd om hur arbetsplatsen kan förberedas. Det bredare förslaget att lägga fram de verktyg som behövs för just din uppgift är en tillämpning av samma enkla idé, inte ett NASA-forskningsresultat om att komma igång med hushållssysslor. NASA, ”Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”
Undvik att göra förberedelserna till ett nytt, större projekt. Om målet är att skriva ett mejl behöver du inte börja med att skapa ett omfattande arkiveringssystem. Lägg fram det viktigaste, låt annat material vara och gör arbetsytan tillräckligt användbar för den här uppgiften.
Välj en tillgänglig plats som passar uppgiften
Välj en plats du kommer åt där du kan börja med så lite ommöblering som möjligt. Den bästa platsen beror på vad du faktiskt ska göra: ett bord kan passa för en uppgift med papper, och en fri del av köksbänken kan passa för en liten sorteringsuppgift. ”Tillgänglig” betyder att platsen faktiskt går att använda just nu, inte att den är perfekt organiserad eller särskilt inredd.
Om den självklara platsen är upptagen väljer du närmaste fungerande alternativ och flyttar bara det som hindrar dig från att ta det första steget. Lägg till exempel en mapp och en penna på ett ledigt hörn av ett bord i stället för att vänta tills du har organiserat om hela rummet. Om det känns obekvämt eller olämpligt att sitta vid ett skrivbord kan du prova en annan yta eller ställning som låter dig utföra uppgiften. NASA:s checklista innehåller förslag på hur en datorarbetsplats kan utformas, bland annat att placera saker som används ofta inom räckhåll. Utgå från vad din egen uppgift kräver och vilken utrustning du har. NASA, ”Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”
Koppla förberedelserna till en tydlig signal
Bestäm när du ska använda det du förberett och vad du ska göra först. En användbar formulering är: ”När [en specifik tidpunkt eller signal] inträffar ska jag [en liten första handling] på [plats].” Till exempel: ”När jag har gjort te ska jag sätta mig vid bordet och öppna mappen.” Signalen ska vara något du känner igen, och handlingen ska beskriva ett konkret nästa steg snarare än ett övergripande mål.
Forskning om genomförandeintentioner undersöker planer som kopplar en situation till en avsedd handling. I sin översikt beskriver Gollwitzer formatet ”när X, så Y” och studier av när och var människor planerade att börja med specifika projekt. Resultaten stöder att prova en specifik plan för att göra starten tydligare; det innebär inte att en signal automatiskt får dig att agera. Gollwitzer, ”Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”
En nyare studie av prospektivt minne hos unga vuxna beskriver också genomförandeintentioner som en koppling mellan en situationssignal och en avsedd handling. Studien handlade om att komma ihåg att reagera på en viss händelse, vilket skiljer sig från att ordna en arbetsplats hemma eller börja med en personlig syssla. Den är relevant för principen om signal och handling, men bör inte ses som direkt stöd för varje vardagssyssla. Kliegel et al., ”Implementation intentions speed up young adults’ responses to prospective memory targets in everyday life”
Ta bort ett hinder och sluta sedan förbereda
Leta efter det första lilla hindret: att leta efter ett verktyg, frigöra en yta, hitta rätt dokument eller bestämma vad ”börja” innebär. Ta bort hindret om det är enkelt att göra. OECD:s BASIC Toolkit beskriver hur man kan underlätta en handling genom att minska små hinder och antalet steg som krävs. Resonemanget gäller beteendeinsikter inom policy och tjänster. Att tillämpa den allmänna idén om att minska friktion på en personlig uppgift är en praktisk slutsats, inte ett beprövat recept för varje individ. OECD, ”The BASIC Manual: Tools and Ethics for Applied Behavioural Insights: The BASIC Toolkit”
Börja sedan med den första handlingen du bestämt dig för. Om du märker att du fortsätter förbereda dig kan du fråga dig om resten verkligen behövs för att utföra handlingen. Om inte, låt det vänta. Syftet med förberedelserna är att göra det första steget möjligt, inte att skapa en idealisk miljö innan du börjar arbeta.
Ändra förberedelserna om de inte hjälper
Se upplägget som ett litet experiment. Om verktygen fortfarande är svåra att hitta kan du lägga dem närmare arbetsytan. Om den valda platsen inte är tillgänglig kan du välja en annan. Om det första steget fortfarande är otydligt kan du formulera om det som en synlig handling. Låt ändringarna utgå från hindret du lagt märke till i stället för att organisera om orelaterade områden.
Ett upplägg kan också bli inaktuellt: verktygen flyttas, platsen blir upptagen eller sysslan förändras. Anpassa i så fall signalen och platsen efter vad som faktiskt är möjligt. En plan är användbar när den gör nästa handling tydligare; du behöver inte följa den när omständigheterna gör den opraktisk.
Förbered på en minut – och återanvänd upplägget
Ta en minut och besvara fyra frågor om en vanlig syssla du redan har valt: Vad är den första synliga handlingen? Vilka verktyg kräver den? Var kan jag utföra den med så lite ommöblering som möjligt? Vilken specifik signal ska påminna mig om att börja där? Lägg fram verktygen och följ signalen när den dyker upp.
Om du till exempel tänker sortera en liten bunt post kan den första handlingen vara att öppna det första kuvertet. Du kan lägga bunten och en penna på ett ledigt bord, ställa fram en behållare för återvinning inom räckhåll om det behövs och använda ”efter lunch” som signal. Det här är ett exempel på ett upplägg, inte ett uppmätt resultat eller ett löfte om att sysslan blir klar. Om det första steget redan är tydligt och allt är redo kan du hoppa över förberedelserna och börja.
Den användbara förändringen går att se: materialet är redo, platsen är tillgänglig och nästa handling är bestämd. Det ger dig en konkret startpunkt utan att du behöver övertala dig själv en gång till.