Hoe je aan een alledaagse taak begint door je ruimte in te richten

“De keuken opruimen” of “de administratie doen” kan verschillende afzonderlijke klusjes verhullen. Kies wat je nu wilt doen en beschrijf vervolgens een handeling die iemand daadwerkelijk kan zien: zet drie borden in de gootsteen, open de map of zet de wasmand naast de kleren. Houd de eerste handeling klein genoeg om te kunnen zien wanneer die klaar is.

Dit is een praktische manier om de taak concreter te maken, geen bewering dat elke taak in een piepkleine stap moet worden opgedeeld. Als de eerste handeling al eenvoudig aanvoelt, heb je misschien geen extra voorbereiding nodig. Een overzicht van onderzoek naar implementatie-intenties beschrijft eerdere studies waarin specifieke plannen vooral nuttig leken voor projecten waaraan moeilijk te beginnen was, terwijl projecten die makkelijker waren al vaak werden afgerond. Die resultaten kwamen uit specifieke studies en taken; ze voorspellen niet wat iemand persoonlijk zal doen. Peter M. Gollwitzer, “Implementatie-intenties: sterke effecten van eenvoudige plannen”

Verzamel alleen wat de eerste stap vereist en leg die spullen op of naast de plek waar je ze gaat gebruiken. Voor een korte schrijftaak kan dat betekenen dat je het document opent en een notitieboek en pen op het bureau legt. Voor het sorteren van post kun je de brieven en een papierbak klaarzetten. Het doel is een kleine zoek- of voorbereidingsstap weg te nemen die anders tussen jou en de taak zou komen.

Voor een taak aan een bureau adviseert de telewerkchecklist van de National Aeronautics and Space Administration om veelgebruikte spullen binnen handbereik te leggen. Dat is specifiek advies voor de inrichting van een werkplek; de bredere suggestie om de hulpmiddelen voor je persoonlijke taak klaar te leggen, past hetzelfde eenvoudige idee toe en is geen bevinding van NASA over beginnen aan huishoudelijke taken. NASA, “Pas de principes van ergonomie op de werkplek ook thuis toe”

Voorkom dat de voorbereiding een nieuw, groter project wordt. Als je één e-mail wilt schrijven, is een uitgebreid archiefsysteem opzetten geen noodzakelijke eerste stap. Leg de benodigdheden klaar, laat de rest liggen en maak het werkoppervlak bruikbaar genoeg voor deze taak.

Gebruik een plek die je kunt bereiken en waar je met weinig geschuif aan de taak kunt beginnen. De beste plek hangt af van de klus zelf: een tafel kan geschikt zijn voor een taak met papieren; een vrij stukje aanrecht kan van pas komen bij een kleine sorteertaak. “Toegankelijk” betekent dat de plek nu praktisch beschikbaar is, niet dat die ideaal georganiseerd of speciaal ingericht is.

Als de voor de hand liggende plek bezet is, kies dan het dichtstbijzijnde bruikbare alternatief en verplaats alleen wat de eerste handeling in de weg staat. Leg bijvoorbeeld een map en pen op een vrij hoekje van een tafel in plaats van te wachten tot je de hele kamer opnieuw hebt ingericht. Als aan een bureau zitten oncomfortabel of ongeschikt is, overweeg dan een ander oppervlak of een andere houding waarmee je de taak kunt uitvoeren. De checklist van NASA geeft suggesties voor werkplekken bij computerwerk, waaronder het binnen handbereik houden van spullen die je vaak gebruikt; stem je keuze af op je eigen taak en de beschikbare inrichting. NASA, “Pas de principes van ergonomie op de werkplek ook thuis toe”

Bepaal wanneer je de klaargezette spullen gaat gebruiken en wat je als eerste gaat doen. Een bruikbaar format is: “Wanneer [specifiek moment of aanwijzing] plaatsvindt, doe ik [kleine eerste handeling] op [plek].” Bijvoorbeeld: “Na het zetten van thee ga ik aan tafel zitten en de map openen.” De aanwijzing moet iets zijn dat je kunt herkennen, en de handeling moet een concrete volgende stap benoemen in plaats van een algemeen resultaat.

Onderzoek naar implementatie-intenties bestudeert plannen die een situatie verbinden met een voorgenomen reactie. In zijn overzicht beschrijft Gollwitzer dit format “wanneer X, dan Y” en studies naar wanneer en waar mensen van plan waren aan specifieke projecten te beginnen. Het bewijs ondersteunt het uitproberen van een concreet plan om een begin beter af te bakenen; het betekent niet dat een aanwijzing automatisch tot actie leidt. Gollwitzer, “Implementatie-intenties: sterke effecten van eenvoudige plannen”

Een recent onderzoek naar prospectief geheugen bij jongvolwassenen beschrijft implementatie-intenties ook als een koppeling tussen een situatiegebonden aanwijzing en een voorgenomen handeling. De taak in dat onderzoek betrof het onthouden om op een doelgebeurtenis te reageren, wat verschilt van het inrichten van een werkplek thuis of beginnen aan een persoonlijk klusje. Het onderzoek sluit aan bij het principe van aanwijzing en handeling, maar moet niet worden opgevat als direct bewijs voor elke alledaagse taak. Kliegel et al., “Implementatie-intenties versnellen de reacties van jongvolwassenen op doelen voor prospectief geheugen in het dagelijks leven”

Zoek naar het eerste kleine struikelblok: een hulpmiddel zoeken, een plek vrijmaken, het juiste document vinden of bepalen wat “beginnen” inhoudt. Neem dat obstakel weg als dat eenvoudig kan. De BASIC Toolkit van de OESO beschrijft het wegnemen van kleine obstakels en het verminderen van het aantal benodigde stappen als manieren om een handeling makkelijker te maken. De bespreking gaat over gedragsinzichten in beleid en dienstverlening; dat algemene idee van minder weerstand toepassen op een persoonlijke taak is een praktische gevolgtrekking, geen beproefd voorschrift voor iedereen. OESO, “De BASIC-handleiding: hulpmiddelen en ethiek voor toegepaste gedragsinzichten: de BASIC Toolkit”

Begin vervolgens aan de genoemde eerste handeling. Als je merkt dat je blijft voorbereiden, vraag jezelf dan af of de resterende voorbereiding nodig is voor die handeling. Zo niet, laat die dan liggen tot later. Het doel van de voorbereiding is de eerste stap mogelijk te maken, niet om een ideale omgeving te creëren voordat je aan het werk gaat.

Beschouw de inrichting als een klein experiment. Als je de hulpmiddelen nog steeds moeilijk kunt vinden, leg ze dan dichter bij het werkoppervlak. Als de gekozen plek niet beschikbaar is, kies dan een andere. Als de eerste stap vaag blijft, herschrijf die dan als een zichtbare handeling. Beperk veranderingen tot het obstakel dat je hebt opgemerkt en richt niet ook andere, niet-gerelateerde plekken opnieuw in.

Een inrichting kan ook verouderd raken: hulpmiddelen worden verplaatst, de plek is bezet of de taak verandert. Pas in dat geval de aanwijzing en locatie aan aan wat daadwerkelijk mogelijk is. Een plan is nuttig als het de volgende handeling duidelijker maakt; je hoeft het niet te volgen als de omstandigheden het onpraktisch maken.

Neem voor een gewone taak die je al hebt gekozen één minuut om vier vragen te beantwoorden: Wat is de eerste zichtbare handeling? Welke hulpmiddelen zijn daarvoor nodig? Waar kan ik dit doen met zo weinig mogelijk geschuif? Welke specifieke aanwijzing herinnert me eraan om daar te beginnen? Leg de hulpmiddelen klaar en gebruik de aanwijzing wanneer die zich voordoet.

Als je bijvoorbeeld van plan bent een klein stapeltje post te sorteren, kan de eerste handeling zijn om de eerste envelop te openen. Je kunt het stapeltje en een pen op een vrijgemaakte tafel leggen, zo nodig een papierbak binnen handbereik zetten en “na de lunch” als aanwijzing gebruiken. Dit is een voorbeeld van een voorbereiding, geen gemeten resultaat of belofte dat de taak zal worden afgerond. Als de eerste handeling al duidelijk is en je ervoor klaar bent, sla de voorbereiding dan over en begin.

De nuttige verandering is zichtbaar: de materialen liggen klaar, de plek is beschikbaar en de volgende handeling is benoemd. Zo heb je een concreet startpunt zonder dat je jezelf opnieuw hoeft over te halen.