Jak zacząć codzienne zadanie, przygotowując sobie przestrzeń

„Posprzątać kuchnię” czy „zająć się papierami” może oznaczać kilka odrębnych zadań. Wybierz to, które chcesz teraz wykonać, a następnie opisz czynność, którą ktoś mógłby zaobserwować: włóż trzy naczynia do zlewu, otwórz teczkę albo postaw kosz na pranie obok ubrań. Niech pierwsza czynność będzie na tyle mała, by można było stwierdzić, kiedy jest wykonana.

To praktyczny sposób na sprecyzowanie zadania, a nie twierdzenie, że każde zadanie należy dzielić na drobne kroki. Jeśli pierwsza czynność wydaje się już prosta, dodatkowe przygotowania mogą nie być potrzebne. Przegląd badań nad intencjami implementacyjnymi opisuje wcześniejsze badania, w których konkretne plany wydawały się szczególnie przydatne w przypadku projektów, których rozpoczęcie było trudne, podczas gdy łatwiejsze projekty były już często kończone. Wyniki te pochodzą z określonych badań i dotyczą konkretnych zadań; nie przewidują, co zrobi dowolna osoba. Peter M. Gollwitzer, „Intencje implementacyjne: silne skutki prostych planów”

Zbierz tylko to, czego wymaga pierwszy krok, i połóż te rzeczy w miejscu, w którym będziesz ich używać, lub obok niego. Przy krótkim zadaniu pisemnym może to oznaczać otwarcie dokumentu i położenie na biurku notesu oraz długopisu. Przy sortowaniu poczty może to oznaczać wyłożenie listów i pojemnika na makulaturę. Chodzi o pominięcie drobnego kroku związanego z szukaniem lub przygotowaniem, który w przeciwnym razie stanąłby między tobą a zadaniem.

W przypadku zadań wykonywanych przy biurku lista kontrolna NASA dotycząca pracy zdalnej zaleca umieszczenie często używanych przedmiotów w zasięgu ręki. To konkretna wskazówka dotycząca organizacji miejsca pracy; szersza sugestia, by przygotować narzędzia potrzebne do osobistego zadania, wynika z tej samej prostej zasady, a nie z ustaleń NASA na temat rozpoczynania domowych obowiązków. NASA, „Zastosuj zasady ergonomii stanowiska pracy w domu”

Nie pozwól, by przygotowania zmieniły się w większy projekt. Jeśli chcesz napisać jeden e-mail, tworzenie rozbudowanego systemu archiwizacji nie jest koniecznym pierwszym krokiem. Wyłóż potrzebne rzeczy, zostaw pozostałe materiały w spokoju i przygotuj powierzchnię roboczą tak, by dało się wykonać to zadanie.

Wybierz miejsce, do którego możesz dotrzeć i w którym można zacząć zadanie bez większego przestawiania rzeczy. Najlepsze miejsce zależy od konkretnej pracy: do zadania z dokumentami może się nadawać stół, a do niewielkiego sortowania — wolny fragment blatu. „Dostępne” oznacza praktycznie osiągalne w tej chwili, a nie idealnie uporządkowane czy specjalnie wyposażone.

Jeśli oczywiste miejsce jest zajęte, wybierz najbliższą odpowiednią alternatywę i przesuń tylko to, co blokuje pierwszy krok. Na przykład połóż teczkę i długopis na wolnym rogu stołu, zamiast czekać na uporządkowanie całego pokoju. Jeśli siedzenie przy biurku jest niewygodne lub nieodpowiednie, rozważ inną powierzchnię albo pozycję, w której możesz wykonać zadanie. Lista kontrolna NASA zawiera wskazówki dotyczące stanowiska do pracy przy komputerze, w tym trzymania często używanych rzeczy w zasięgu ręki; dostosuj się do potrzeb własnego zadania i dostępnych warunków. NASA, „Zastosuj zasady ergonomii stanowiska pracy w domu”

Zdecyduj, kiedy skorzystasz z przygotowanego miejsca i co zrobisz jako pierwsze. Przydatny format to: „Kiedy wydarzy się [konkretny moment lub sygnał], [mała pierwsza czynność] wykonam w [miejsce]”. Na przykład: „Po zaparzeniu herbaty usiądę przy stole i otworzę teczkę”. Sygnał powinien być czymś, co potrafisz rozpoznać, a działanie powinno wskazywać rzeczywisty następny krok, a nie ogólny cel.

Badania nad intencjami implementacyjnymi dotyczą planów, które łączą sytuację z zamierzoną reakcją. W przeglądzie Gollwitzera opisano format „kiedy X, wtedy Y” oraz badania dotyczące tego, kiedy i gdzie ludzie planowali rozpocząć określone projekty. Dowody przemawiają za wypróbowaniem konkretnego planu, który wyraźniej określa początek; nie oznacza to, że sygnał automatycznie skłoni do działania. Gollwitzer, „Intencje implementacyjne: silne skutki prostych planów”

Niedawne badanie pamięci prospektywnej u młodych dorosłych również opisuje intencje implementacyjne jako powiązanie sytuacyjnego sygnału z zamierzonym działaniem. Zadanie polegało na zapamiętaniu, by zareagować na określone zdarzenie, co różni się od organizacji domowego miejsca pracy czy rozpoczęcia osobistego obowiązku. Badanie odnosi się do zasady łączenia sygnału z działaniem, ale nie należy traktować go jako bezpośredniego dowodu dotyczącego każdego codziennego zadania. Kliegel i in., „Intencje implementacyjne przyspieszają reakcje młodych dorosłych na bodźce wymagające pamięci prospektywnej w codziennym życiu”

Zwróć uwagę na pierwszą drobną przeszkodę: szukanie narzędzia, przygotowanie miejsca, odnalezienie właściwego dokumentu albo ustalenie, co oznacza „zacząć”. Jeśli łatwo ją usunąć, zrób to. Zestaw narzędzi BASIC OECD opisuje ograniczanie drobnych przeszkód i liczby wymaganych kroków jako sposoby ułatwiania działania. Omawiane zagadnienia dotyczą wykorzystania wiedzy behawioralnej w polityce i usługach; zastosowanie ogólnej zasady ograniczania przeszkód do osobistego zadania to praktyczny wniosek, a nie sprawdzona recepta dla każdej osoby. OECD, „Podręcznik BASIC: narzędzia i etyka stosowanej wiedzy behawioralnej: zestaw narzędzi BASIC”

Następnie wykonaj wskazaną pierwszą czynność. Jeśli zauważysz, że nadal się przygotowujesz, zastanów się, czy pozostałe przygotowania są konieczne do jej wykonania. Jeśli nie, zostaw je na później. Przygotowanie ma umożliwić wykonanie pierwszego kroku, a nie stworzyć idealne warunki, zanim zacznie się jakąkolwiek pracę.

Potraktuj organizację miejsca jako mały eksperyment. Jeśli nadal trudno znaleźć narzędzia, połóż je bliżej powierzchni roboczej. Jeśli wybrane miejsce jest niedostępne, wybierz inne. Jeśli pierwszy krok wciąż jest niejasny, opisz go jako widoczną czynność. Wprowadzaj zmiany związane z zauważoną przeszkodą, zamiast porządkować niepowiązane miejsca.

Przygotowane miejsce może też z czasem przestać być aktualne: narzędzia zostaną przeniesione, miejsce będzie zajęte albo zmieni się zadanie. Wtedy dostosuj sygnał i miejsce do tego, co jest faktycznie możliwe. Plan jest przydatny, gdy ułatwia rozpoznanie kolejnej czynności; nie trzeba się go trzymać, jeśli okoliczności czynią go niepraktycznym.

Wybierz zwykłe zadanie, które już postanowiłeś wykonać, i poświęć minutę na odpowiedź na cztery pytania: Jaka jest pierwsza widoczna czynność? Jakich narzędzi do niej potrzebuję? Gdzie mogę ją wykonać bez większego przestawiania rzeczy? Jaki konkretny sygnał przypomni mi, by tam zacząć? Przygotuj narzędzia, a potem zareaguj na sygnał, gdy się pojawi.

Na przykład, jeśli zamierzasz posortować niewielki stos poczty, pierwszą czynnością może być otwarcie pierwszej koperty. Możesz położyć stos i długopis na wolnym stole, postawić w zasięgu ręki pojemnik na makulaturę, jeśli będzie potrzebny, i wybrać „po obiedzie” jako sygnał. To przykładowe przygotowanie, a nie zmierzony wynik ani obietnica, że zadanie zostanie wykonane. Jeśli pierwszy krok jest już jasny i można go od razu wykonać, pomiń przygotowania i zacznij.

Przydatna zmiana jest widoczna: materiały są przygotowane, miejsce jest dostępne, a kolejna czynność została określona. Dzięki temu masz konkretny punkt wyjścia i nie musisz po raz kolejny przekonywać samego siebie.