Como Iniciar uma Tarefa Diária Organizando Seu Espaço
Quando começar parecer difícil, torne a primeira ação física mais fácil de ver e realizar. Escolha uma tarefa comum, coloque as ferramentas necessárias onde você vai usá-las, libere um local adequado e decida um pequeno primeiro passo. Um gatilho, um local e uma ação específicos podem reduzir a quantidade de decisões entre a intenção de começar e o início propriamente dito; isso não garante que você continuará ou terminará.
Escolha uma tarefa e defina sua primeira ação visível
“Arrumar a cozinha” ou “cuidar da papelada” pode esconder várias tarefas distintas. Escolha aquela que pretende fazer agora e, em seguida, descreva uma ação que alguém poderia realmente observar: colocar três pratos na pia, abrir a pasta ou colocar o cesto de roupa suja ao lado das roupas. Mantenha essa primeira ação pequena o suficiente para que você perceba claramente quando estiver concluída.
Essa é uma maneira prática de tornar a tarefa mais concreta, e não a afirmação de que toda tarefa deva ser reduzida a um passo minúsculo. Se a primeira ação já parecer simples, você talvez não precise de uma preparação adicional. Uma revisão de pesquisas sobre intenções de implementação descreve estudos anteriores nos quais planos específicos se mostraram especialmente úteis para projetos difíceis de iniciar, enquanto as taxas de conclusão já eram altas em projetos mais fáceis. Esses resultados vieram de estudos e tarefas específicos; eles não preveem o que cada indivíduo fará. Peter M. Gollwitzer, “Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”
Coloque as ferramentas no ponto de uso
Reúna apenas o que o primeiro passo exige e coloque esses itens no local onde você os usará ou ao lado dele. Para uma tarefa curta de escrita, isso pode significar abrir o documento e colocar um caderno e uma caneta sobre a mesa. Para organizar a correspondência, pode significar dispor as cartas e uma lixeira de reciclagem. O objetivo é remover uma pequena etapa de busca ou preparação que, de outra forma, ficaria entre você e a tarefa.
Para uma tarefa realizada em escrivaninha, o checklist de teletrabalho da Administração Nacional de Aeronáutica e Espaço (NASA) aconselha organizar os itens de uso frequente ao alcance das mãos. Trata-se de uma orientação específica para a organização do espaço de trabalho; a sugestão mais ampla de posicionar previamente as ferramentas que sua tarefa pessoal exige é uma aplicação dessa mesma ideia simples, e não uma descoberta da NASA sobre iniciar tarefas domésticas. NASA, “Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”
Evite transformar a preparação em um novo projeto, ainda maior. Se o seu objetivo é escrever um único e-mail, organizar um sistema de arquivamento elaborado não é um primeiro passo necessário. Separe o essencial, não mexa em outros materiais e deixe a superfície de trabalho utilizável o bastante para essa tarefa.
Escolha um local acessível e adequado à tarefa
Use um local de fácil acesso e onde a tarefa possa começar com pouca reorganização. O melhor lugar depende da atividade real: uma mesa pode ser adequada para uma tarefa com papéis; uma parte livre da bancada pode servir para uma pequena triagem. “Acessível” significa praticamente disponível para você agora, e não idealmente organizado ou especialmente mobiliado.
Se o local óbvio estiver ocupado, escolha a alternativa viável mais próxima e mova apenas o que estiver bloqueando a primeira ação. Por exemplo, coloque uma pasta e uma caneta em um canto livre de uma mesa, em vez de esperar para reorganizar todo o cômodo. Se sentar-se à escrivaninha for desconfortável ou inadequado, considere outra superfície ou posição que permita realizar a tarefa. O checklist da NASA oferece sugestões de estações de trabalho para uso de computador, incluindo manter itens de uso frequente ao alcance das mãos; siga as necessidades da sua própria tarefa e da estrutura disponível. NASA, “Take Workplace Ergonomics Principles Home With You”
Vincule a preparação a um gatilho claro
Decida quando você usará o espaço preparado e o que fará primeiro. Um formato útil é: “Quando [momento ou gatilho específico] acontecer, eu vou [pequena primeira ação] em [local]”. Por exemplo: “Depois de fazer o chá, vou me sentar à mesa e abrir a pasta”. O gatilho deve ser algo que você consiga reconhecer, e a ação deve nomear um próximo passo real, em vez de um resultado genérico.
Pesquisas sobre intenções de implementação examinam planos que conectam uma situação a uma resposta pretendida. A revisão de Gollwitzer descreve esse formato “quando X, então Y” e estudos sobre quando e onde as pessoas planejavam começar projetos específicos. As evidências apoiam a tentativa de usar um plano específico como forma de tornar o início mais definido; isso não significa que um gatilho vá gerar a ação de maneira automática. Gollwitzer, “Implementation Intentions: Strong Effects of Simple Plans”
Um estudo recente sobre memória prospectiva em jovens adultos também descreve as intenções de implementação como a vinculação de um gatilho situacional a uma ação pretendida. A tarefa desse estudo envolvia lembrar-se de responder a um evento-alvo, o que difere de organizar um espaço de trabalho doméstico ou iniciar uma tarefa pessoal. O estudo é relevante para o princípio de gatilho e ação, mas não deve ser tratado como evidência direta para qualquer tarefa cotidiana. Kliegel et al., “Implementation intentions speed up young adults’ responses to prospective memory targets in everyday life”
Reduza um obstáculo e, em seguida, pare de se preparar
Identifique o primeiro pequeno ponto de atrito: procurar uma ferramenta, liberar um espaço, encontrar o documento certo ou decidir o que “começar” significa. Remova esse obstáculo se isso for fácil de fazer. O BASIC Toolkit da OCDE descreve a redução de pequenos obstáculos e da quantidade de etapas necessárias como maneiras de tornar uma ação mais fácil. Sua discussão diz respeito a insights comportamentais em políticas públicas e serviços; aplicar essa ideia geral de redução de atrito a uma tarefa pessoal é uma inferência prática, não uma prescrição comprovada para cada indivíduo. OCDE, “The BASIC Manual: Tools and Ethics for Applied Behavioural Insights: The BASIC Toolkit”
Em seguida, comece a primeira ação definida. Se perceber que continua se preparando, pergunte-se se a preparação restante é de fato necessária para essa ação. Se não for, deixe-a para depois. O objetivo da organização prévia é tornar o primeiro passo acessível, e não criar um ambiente ideal antes de começar o trabalho.
Ajuste a organização quando ela não ajudar
Encare o arranjo como um pequeno experimento. Se as ferramentas continuarem difíceis de encontrar, coloque-as mais perto da superfície de trabalho. Se o local escolhido estiver indisponível, escolha outro. Se o primeiro passo continuar vago, reescreva-o como uma ação visível. Mantenha as mudanças associadas ao obstáculo que você observou, em vez de reorganizar áreas não relacionadas.
Uma preparação também pode ficar desatualizada: ferramentas mudam de lugar, o espaço fica ocupado ou a tarefa se transforma. Nesse caso, adapte o gatilho e o local ao que for realmente viável. Um plano é útil quando torna a próxima ação mais clara; não há necessidade de segui-lo quando as circunstâncias o tornam impraticável.
Uma preparação de um minuto que você pode reutilizar
Para uma tarefa comum que você já tenha escolhido, reserve um minuto para responder a quatro perguntas: Qual é a primeira ação visível? De quais ferramentas essa ação precisa? Onde posso realizá-la com o mínimo de reorganização? Que gatilho específico vai me lembrar de começar ali? Posicione as ferramentas e, em seguida, aproveite o gatilho quando ele ocorrer.
Por exemplo, se a intenção for organizar uma pequena pilha de correspondências, a primeira ação pode ser abrir o primeiro envelope. Você poderia colocar a pilha e uma caneta sobre uma mesa desocupada, deixar uma lixeira de reciclagem ao alcance das mãos, se necessário, e usar “depois do almoço” como seu gatilho. Esse é um arranjo ilustrativo, não um resultado mensurado ou uma promessa de que a tarefa será concluída. Se a primeira ação já estiver clara e pronta, pule a preparação e comece.
A mudança útil é observável: os materiais estão prontos, o local está disponível e a próxima ação está definida. Isso fornece um ponto de partida concreto sem exigir mais uma rodada de convencimento pessoal.