Hoe je zelf doelen kiest uit een lijst met ‘moetens’
Als je takenlijst beloften, persoonlijke doelen en verwachtingen van anderen door elkaar bevat, neem dan eerst de tijd om de lijst kort te bekijken voordat je kiest waaraan je gaat werken. Vraag je bij elk item af wat het dient, of iemand erop rekent en of je er nu ruimte voor hebt. Kies vervolgens één actie: behouden, aanpassen, uitstellen of schrappen. Het doel is een lijst die weerspiegelt wat je nu wilt bereiken en aankunt, geen oordeel over hoe je je leven zou moeten indelen.
Begin met wat er op de lijst staat
Verzamel de taken en doelen op één plek, ook de items die in notities, agenda’s of berichten staan. Eén overzicht maakt het makkelijker om het werk te vergelijken en te zien wat er wanneer af moet zijn. Asana’s gids voor het prioriteren van taken raadt aan om taken te verzamelen, nuttige gegevens zoals deadlines en tijdsinschattingen vast te leggen en grotere taken op te delen in kleinere. Bij een persoonlijke evaluatie helpen diezelfde stappen om duidelijk te maken wat een item precies inhoudt.
Formuleer vage items opnieuw als acties. ‘Georganiseerd raken’ kan bijvoorbeeld worden: ‘De papieren op het bureau 20 minuten sorteren.’ Voeg alleen een deadline toe als die er is en noteer wie op het resultaat wacht. Weet je niet hoelang iets kan duren, noteer dan die onzekerheid in plaats van de schatting als feit te behandelen.
Sorteer afspraken, zelfgekozen doelen en overgenomen verwachtingen
Geef elk item het label dat aangeeft waarom het op je lijst staat. Deze categorieën zijn een praktisch hulpmiddel bij het beoordelen, geen vaste soorten mensen of taken.
Een taak kan meer dan één label hebben. Een taal leren kan bijvoorbeeld een persoonlijk doel zijn, terwijl een les boeken op een vast tijdstip ook een afspraak is. Houd de labels beschrijvend: ze helpen je kiezen, maar beslissen niet voor je.
Afspraak: Iemand rekent op je, er geldt een echte deadline of je hebt uitdrukkelijk toegezegd iets te doen. Noteer de afspraak en de volgende stap. Zijn de omstandigheden veranderd, neem dan contact op met de persoon en onderhandel opnieuw over de omvang of timing in plaats van de afspraak stilzwijgend als optioneel te behandelen.
Zelfgekozen doel: Je wilt het resultaat nog steeds om een reden die nu belangrijk voor je is. Benoem die reden in gewone taal, bijvoorbeeld: ‘Ik wil gitaar oefenen omdat ik spelen leuk vind.’ Past de reden niet meer, dan kun je het doel aanpassen of loslaten.
Overgenomen verwachting: Het item staat er vooral omdat je denkt dat iemand met een ander schema of andere interesses dit hoort te doen. Vraag je af wie de norm heeft gesteld, of diegene dit echt van je verwacht en wat je zou kiezen als dat denkbeeldige publiek er niet was. Een verwachting kan een echte afspraak blijken te zijn; controleer dat voordat je iets aanneemt.
Toets elk item aan je doel en je mogelijkheden
Beantwoord voor elk item twee vragen: Dient dit iets wat ik nu wil of moet nakomen? en Kan ik er tijd voor vrijmaken? Houd rekening met vaste afspraken, beschikbare tijd, inspanning en de andere taken die om je aandacht vragen. Stanford adviseert in zijn methode voor wekelijkse tijdsblokkenplanning om realistisch te plannen, tijd vrij te laten en een agenda als flexibel te beschouwen wanneer plannen veranderen. Dat zijn nuttige controles wanneer je lijst meer werk bevat dan je in een week aankunt.
Houd feiten gescheiden van aannames. ‘De inschrijving sluit vrijdag’ is een deadline die je moet controleren. ‘Ik moet me aanmelden omdat iedereen in mijn vakgebied dat doet’ is een verwachting die je moet onderzoeken. Zijn de feiten onduidelijk, maak dan van de volgende stap het verzamelen van informatie: controleer de datum, vraag het aan de betrokkene of zoek uit wat het doel vereist voordat je er meer tijd aan besteedt.
Kies: behouden, aanpassen, uitstellen of schrappen
Kies de optie die past bij wat je hebt ontdekt. Je kunt je beslissing opnieuw bekijken als de feiten of omstandigheden veranderen.
Een item uitstellen zonder een moment te plannen om het opnieuw te bekijken, kan ervoor zorgen dat het eindeloos blijft liggen. Kies een passende datum of voorwaarde, zoals ‘opnieuw bekijken na de verhuizing’ of ‘volgende maand evalueren’. Een taak schrappen maakt een afspraak niet ongedaan: rekent iemand erop, laat diegene dan weten wat er speelt en bespreek hoe het verdergaat.
Behouden: Het item is nog steeds belangrijk of je hebt een afspraak om na te komen, en je kunt er nu mee aan de slag. Noteer: De volgende concrete stap en een eventuele echte deadline.
Aanpassen: Het doel is nog steeds belangrijk, maar de oorspronkelijke omvang, aanpak of timing past niet. Noteer: Een kleinere of andere versie die je bereid bent uit te voeren.
Uitstellen: Het item is belangrijk, maar een andere afspraak of beperkte capaciteit heeft voorlopig voorrang. Noteer: Wanneer of onder welke voorwaarde je het opnieuw bekijkt.
Schrappen: Het item dient geen actueel doel meer, of het is een verwachting die je niet op je wilt nemen. Noteer: Wie je moet informeren, als iemand op je rekende.
Maak de uiteindelijke lijst bruikbaar
Zet de behouden items om in duidelijke volgende acties. Bepaal bij aangepaste doelen welke versie je hebt gekozen. Noteer voor uitgestelde items wanneer je ze opnieuw bekijkt, op een plek waar je dat zult zien. Verwijder geschrapte items van je actieve lijst, zodat ze zich niet blijven voordoen als huidig werk. Is de resterende lijst nog steeds groter dan de tijd die je eraan kunt besteden, controleer dan opnieuw welke afspraken er zijn en wat je aankunt; misschien moet je een deadline opnieuw bespreken of een doel verder verkleinen.
De richtlijnen van The Open University voor plannen en prioriteiten stellen beschrijven eveneens vier mogelijkheden wanneer de tijd beperkt is: doe het, schrap het, delegeer het of doe het minder goed. Op een persoonlijke lijst kan ‘delegeren’ betekenen dat je iemand anders vraagt een afgebakend onderdeel op zich te nemen, als dat passend is. Dit zijn opties om te overwegen, geen instructies dat elk item meteen in een categorie moet passen.
Bekijk de lijst opnieuw wanneer de omstandigheden veranderen
Een bruikbare lijst is een werkdocument, geen definitieve rangschikking. Bekijk de lijst opnieuw als een deadline verschuift, er een nieuwe afspraak bijkomt of een doel niet meer relevant voelt. Kun je niet beslissen, houd de onzekerheid dan zichtbaar: schrijf op welke vraag je beantwoord moet krijgen en plan een moment om dat uit te zoeken. Je kunt een voorlopige volgende stap kiezen zonder van een oude verwachting een verplichting te maken.