Så väljer du dina egna mål bland alla ”borde”
När din uppgiftslista blandar löften, personliga mål och förväntningar du tagit till dig från andra, gå igenom den en kort stund innan du väljer vad du ska arbeta med. Fråga dig för varje punkt vad den tjänar till, om någon räknar med att du gör den och om du har utrymme för den just nu. Välj sedan en åtgärd: behåll den, ändra den, skjut upp den eller stryk den. Målet är att ha en lista som speglar ditt nuvarande syfte och din kapacitet, inte en dom över hur du borde leva ditt liv.
Börja med det som står på listan
Samla uppgifterna och målen på ett ställe, även sådant som finns i anteckningar, kalendrar eller meddelanden. Med allt samlat blir det enklare att jämföra arbetet och se vad som ska göras när. Asanas guide till att prioritera uppgifter rekommenderar att samla uppgifter, anteckna användbara detaljer som deadlines och tidsuppskattningar samt dela upp större uppgifter i mindre. Vid en personlig genomgång hjälper samma steg dig att se vad en punkt faktiskt innebär.
Skriv om vaga punkter som konkreta handlingar. ”Få ordning” kan till exempel bli ”sortera papperen på skrivbordet i 20 minuter”. Lägg bara till en deadline om det faktiskt finns en, och anteckna vem som väntar på resultatet. Om du inte vet hur lång tid något kan ta, notera osäkerheten i stället för att behandla uppskattningen som ett faktum.
Sortera åtaganden, valda mål och lånade förväntningar
Märk varje punkt med den typ av anledning som gör att den finns på din lista. Kategorierna är ett praktiskt hjälpmedel vid genomgången, inte fasta typer av människor eller uppgifter.
En uppgift kan ha mer än en etikett. Att lära sig ett språk kan till exempel vara ett personligt mål, medan bokningen av en schemalagd lektion också är ett åtagande. Håll etiketterna beskrivande: de hjälper dig att fatta beslut, men fattar inte beslutet åt dig.
Åtagande: Någon förlitar sig på dig, det finns en faktisk deadline eller du har uttryckligen gått med på att göra det. Anteckna överenskommelsen och nästa steg. Om omständigheterna har förändrats, kontakta personen och kom överens om en ny omfattning eller tidpunkt i stället för att i tysthet behandla åtagandet som valfritt.
Valt mål: Du vill fortfarande nå resultatet av en anledning som är viktig för dig nu. Beskriv anledningen med enkla ord, till exempel ”Jag vill öva gitarr för att jag tycker om att spela.” Om anledningen inte längre känns relevant kan du ändra målet eller släppa det.
Lånad förväntning: Punkten finns främst med för att du tror att någon med ett annat schema eller andra intressen förväntas göra det. Fråga dig vem som satte normen, om personen faktiskt förväntar sig detta av dig och vad du skulle välja om den tänkta publiken inte fanns. Det kan visa sig att förväntningen motsvarar en verklig överenskommelse; kontrollera innan du drar åt något håll.
Stäm av varje punkt mot syfte och kapacitet
Svara på två frågor för varje punkt: Tjänar detta något jag vill eller behöver ta ansvar för just nu? och Kan jag få plats med det inom den tid jag har? Ta hänsyn till fasta åtaganden, tillgänglig tid, arbetsinsats och andra uppgifter som redan konkurrerar om din uppmärksamhet. Stanfords metod för veckoplanering i tidsblock rekommenderar realistisk planering, att lämna tid obokad och att se kalendern som flexibel när planerna ändras. Det är användbara kontrollfrågor när listan verkar innehålla mer än vad veckan rymmer.
Håll fakta åtskilda från antaganden. ”Ansökan stänger på fredag” är en deadline att kontrollera. ”Jag borde söka eftersom alla i min bransch gör det” är en förväntning att granska. Om fakta är oklara, låt nästa steg vara att ta reda på mer: kontrollera datumet, fråga personen det gäller eller undersök vad målet kräver innan du lägger mer tid på det.
Välj att behålla, ändra, skjuta upp eller stryka
Välj det alternativ som passar det du har fått reda på. Du kan ompröva beslutet när fakta eller omständigheter förändras.
Om du skjuter upp något utan att bestämma när det ska följas upp kan punkten bli liggande på obestämd tid. Välj ett datum eller villkor som passar, till exempel ”ompröva efter flytten” eller ”gå igenom nästa månad”. Att stryka en uppgift upphäver inte en överenskommelse: om någon annan räknar med att du gör den, berätta det och diskutera vad som händer härnäst.
Behåll: Punkten är fortfarande viktig eller du har ett åtagande att fullfölja, och du kan agera på den nu. Anteckna: Nästa konkreta steg och eventuell faktisk deadline.
Ändra: Syftet är fortfarande viktigt, men den ursprungliga omfattningen, metoden eller tidpunkten passar inte. Anteckna: En mindre eller annorlunda version som du är villig att göra.
Skjut upp: Punkten är viktig, men ett annat åtagande eller begränsad kapacitet går före just nu. Anteckna: När eller under vilka förutsättningar du ska ompröva den.
Stryk: Punkten tjänar inte längre något aktuellt syfte, eller så väljer du att inte ta på dig den förväntningen. Anteckna: Vem som behöver få besked, om någon räknade med dig.
Gör den färdiga listan användbar
Omvandla punkter du behåller till tydliga nästa steg. För mål du ändrar, definiera vilken version du har valt. För uppskjutna punkter, anteckna när de ska följas upp på ett ställe där du ser det. Ta bort strukna punkter från den aktiva listan så att de inte fortsätter att framstå som aktuellt arbete. Om listan fortfarande rymmer mer än du har tid med, gå tillbaka till kontrollen av åtaganden och kapacitet; du kan behöva förhandla om en deadline eller minska ett mål ytterligare.
Open Universitys vägledning om planering och prioritering beskriver också fyra alternativ när tiden är knapp: gör det, stryk det, delegera det eller gör det mindre noggrant. På en personlig lista kan ”delegera” innebära att be någon annan ta hand om en avgränsad del, om det är lämpligt. Se detta som alternativ att överväga, inte instruktioner om att varje punkt genast måste passa in i en kategori.
Gå igenom listan när omständigheterna förändras
En användbar lista är ett arbetsunderlag, inte en permanent rangordning. Gå igenom den på nytt när en deadline ändras, ett nytt åtagande tillkommer eller ett mål inte längre känns relevant. Om du inte kan bestämma dig, synliggör osäkerheten: skriv ned vilken fråga du behöver få svar på och bestäm en tid för att ta reda på det. Du kan välja ett tillfälligt nästa steg utan att göra en gammal förväntning till en skyldighet.