كيفية إدارة المعنيين بالمشروع: تحديد التأثير وتطوير استراتيجية اتصال
تعني إدارة المعنيين بالمشروع تنظيم مشاركة مفيدة، وليس إرسال نفس التحديث إلى الجميع أو محاولة التحكم في كيفية استجابة الأشخاص. ابدأ بالنتيجة المرجوة من المشروع ومحطته الرئيسية القادمة وذات المغزى. حدد الأشخاص الذين تهم معرفتهم أو قرارهم أو عملهم أو تجربتهم لتلك النتيجة. ثم اتفق على ما يحتاج كل شخص إلى استلامه، أو المساهمة به، أو تحديده، ومتى يتم ذلك.\n\nيمكن لقائمة قصيرة أن تدعم هذا العمل. لست بحاجة إلى منصة معقدة للمعنيين للبدء. التمييز المهم يكمن بين تحديد الأشخاص المعنيين وإشراكهم فعلياً. مجرد وجود اسم في جدول بيانات لا يعني أنه تم الاستماع إلى متطلب ما، أو تم اتخاذ قرار، أو تم قبول تسليم المهام.
ابنِ القائمة حول العمل، وليس فقط الهيكل التنظيمي
صف النتيجة في جملة واحدة وتتبع ما يجب أن يحدث قبل أن يتمكن شخص ما من استخدامها. ضمّن أولئك الذين يقدمون المدخلات، ويعتمدون الالتزامات، وينفذون العمل، ويستخدمون النتيجة أو يحافظون عليها. اطلب من الراعي والزملاء الذين يعملون بالفعل مع تلك المجموعات التحقق من وجود أي إغفال. فقد يمتلك شخص خارج الاجتماعات المنتظمة المعلومات اللازمة للتسليم. وقد لا يكون لشخص يحضر باستمرار أي دور في المحطة الرئيسية القادمة.\n\nتصف رابطة إدارة المشاريع (APM) أصحاب المصلحة بأنهم أفراد أو مجموعات مشاركون في المشروع أو متأثرون به، بما في ذلك أولئك الذين هم خارج المنظمة المستثمرة. وتشير إرشادات مايكروسوفت بشأن الحفاظ على قائمة المعنيين أيضاً إلى الأشخاص الذين سيعيشون مع المنتج الناتج. وتساعد هذه التعريفات في توسيع نطاق البحث إلى ما وراء الأشخاص المدرجين بالفعل في نسخ رسائل المشروع.
اربط التأثير بحدث محدد قادم
تعد معلومات التأثير مفيدة فقط عندما تغير كيفية ترتيب المشاركة. بالنسبة للمراجعة القادمة، حدد من يمكنه اعتماد النتيجة، ومن يمكنه شرح متطلب صعب، ومن سيتغير عمله بعد القرار. لا تفترض أن الشخص الأعلى رتبة يعتمد كل التفاصيل. وبالمثل، لا تتجاهل مستخدماً لمجرد أنه لا يملك صلاحية الإفراج عن التمويل؛ فمعرفته العملية قد تكون ضرورية للوصول إلى نتيجة قابلة للاستخدام.\n\nافصل التقييم التفصيلي عن خطة الاتصال. هنا، اكتب نتيجة التواصل: "يحتاج إلى المسودة قبل المراجعة لأنه يتحقق من شروط التسليم والتسلم"، بدلاً من استخدام تصنيف غامض مثل "مهم". وإذا كانت السلطة أو التمثيل غير مؤكدين، فتحقق من ذلك مع الشخص المعني بدلاً من بناء جدول زمني قائم على تخمينك.
صِغ كل تواصل كعملية تبادل ذات هدف
لكل محادثة ضرورية، حدد الهدف، والمعلومات التي تتم مشاركتها، والاستجابة المطلوبة، والتاريخ المناسب، والشخص المسؤول عن استمرار الاتصال. على سبيل المثال، قد تطلب مراجعة توضيحية من زميل في العمليات تحديد تعليمات التسليم المفقودة قبل أن يلتزم الفريق بتاريخ التسليم. إرسال ملخص عام للتقدم لن يؤدي نفس هذه المهمة. يجب أن يوضح الطلب ما الذي ستؤثر عليه إجابته.\n\nتوضح إرشادات تخطيط المعنيين الصادرة عن مكتب الإحصاءات الوطنية (ONS) أن خطة المشاركة اللاحقة يمكن أن تحدد كيف، وبواسطة من، وكم مرة يتم الاتصال بالأشخاص، بما في ذلك التواصل المرتبط بأحداث معينة. اختر التوقيت بناءً على متى يمكن للإجابة أن تؤثر على العمل. قد يكون التحديث الأسبوعي القياسي مناسباً للتوعية، ولكن القرار المطلوب يوم الثلاثاء لا يمكنه الانتظار حتى التقرير الروتيني ليوم الجمعة.
اتفق على قناة صالحة للاستخدام ومستوى مشاركة صادق
تحقق من الكيفية التي يمكن للشخص من خلالها مراجعة المواد بواقعية. قد تكشف محادثة قصيرة عن متطلب غير واضح؛ وقد تكون المسودة المكتوبة أفضل للتحقق من الصياغة الدقيقة. وفّر إمكانية الوصول إلى الوثيقة اللازمة دون افتراض أن الرابط يعمل لدى كل مستلم. اجعل الدعوة متناسبة: اطلب المشورة عندما تحتاج إلى نصيحة، والموافقة عندما يمتلك الشخص تلك السلطة، أو الإقرار بالعلم عندما تؤثر النتيجة ببساطة على مهمته التالية.\n\nوضّح ما يزال مفتوحاً للنقاش وما تم البت فيه بالفعل. إن طلب الآراء بعد تثبيت القرار يخلق توقعاً يختلف عن دعوة شخص ما للمساعدة في صياغته. لا يزال بإمكانك طلب المخاوف المتعلقة بالتنفيذ، ولكن حدد هذا الهدف صراحةً. سجّل الملاحظات ذات الصلة وبيّن ما إذا كانت قد غيرت العمل، أو تتطلب قراراً آخر، أو تقع خارج نطاق هذه المحطة الرئيسية.
راجع المشاركة عندما يتغير المشروع
يمكن لمرحلة تسليم جديدة، أو متطلب تم تغييره، أو استبدال زميل، أو وجود مجموعة مستخدمين مختلفة، أن تجعل الخطة الأصلية غير مكتملة. راجع القائمة عند هذه الانتقالات واسأل عما إذا كان شخص ما قد اكتسب دوراً عملياً أو فقده. تدعو إرشادات القائمة الخاصة بمايكروسوفت إلى التحديث طوال دورة حياة المشروع. وبالمثل، تقدم رابطة إدارة المشاريع (APM) المشاركة باعتبارها عملاً مستمراً يشمل التحديد والتحليل والتخطيط واتخاذ الإجراءات.\n\nتحقق من نتيجة التواصل بدلاً من حساب عدد الرسائل. هل كانت المدخلات المطلوبة متوفرة قبل اتخاذ القرار؟ هل علم الشخص المتأثر بالنتيجة في الوقت المناسب للتصرف؟ هل تم إسناد سؤال لم يُحل إلى شخص يمكنه الإجابة عنه؟ إذا لم يسفر التواصل عن أي تبادل مفيد، فتحقق أولاً من الهدف، وإمكانية الوصول، والتوقيت. واضبط هذا الترتيب قبل إضافة المزيد من الاجتماعات للجميع.