Cara mengelola pemangku kepentingan proyek: mengidentifikasi pengaruh dan mengembangkan strategi komunikasi
Mengelola pemangku kepentingan proyek berarti mengatur partisipasi yang bermanfaat, bukan mengirimkan pembaruan yang sama kepada semua orang atau mencoba mengendalikan cara orang merespons. Mulailah dengan hasil proyek yang diharapkan dan tonggak capaian penting berikutnya. Identifikasi pengetahuan, keputusan, pekerjaan, atau pengalaman siapa terkait hasil tersebut yang penting di sana. Kemudian sepakati apa yang perlu diterima, dikontribusikan, atau diputuskan oleh setiap orang, serta kapan waktunya.\n\nDaftar singkat dapat mendukung pekerjaan ini. Anda tidak memerlukan platform pemangku kepentingan yang rumit untuk memulai. Perbedaan pentingnya adalah antara mengidentifikasi orang-orang yang relevan dan benar-benar melibatkan mereka. Sebuah nama di lembar kerja (spreadsheet) tidak menunjukkan bahwa suatu kebutuhan telah didengar, keputusan telah dibuat, atau serah terima telah diterima.
Susun daftar berdasarkan pekerjaan, bukan hanya bagan organisasi
Jelaskan hasilnya dalam satu kalimat dan telusuri apa yang harus terjadi sebelum seseorang dapat menggunakannya. Sertakan mereka yang menyediakan masukan, mengesahkan komitmen, melaksanakan pekerjaan, serta menggunakan atau memelihara hasilnya. Mintalah sponsor dan rekan kerja yang sudah berinteraksi dengan kelompok-kelompok tersebut untuk memeriksa apakah ada yang terlewat. Seseorang di luar rapat rutin mungkin memiliki informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek. Seseorang yang sering hadir mungkin tidak memiliki peran pada tonggak pencapaian berikutnya.\n\nAPM menggambarkan pemangku kepentingan sebagai individu atau kelompok yang terlibat dalam atau terpengaruh oleh proyek, termasuk mereka yang berada di luar organisasi investor. Panduan Microsoft tentang pemeliharaan daftar pemangku kepentingan juga menunjuk pada orang-orang yang akan menggunakan atau merasakan langsung produk yang dihasilkan. Definisi-definisi ini membantu memperluas pencarian melampaui orang-orang yang sudah masuk dalam tembusan pesan-pesan proyek.
Hubungkan pengaruh dengan agenda mendatang yang spesifik
Pengaruh menjadi informasi yang berguna hanya jika hal itu mengubah cara partisipasi diatur. Untuk tinjauan berikutnya, tetapkan siapa yang dapat menyetujui hasilnya, siapa yang dapat menjelaskan persyaratan yang sulit, dan siapa yang pekerjaannya akan berubah setelah keputusan tersebut diambil. Jangan berasumsi bahwa orang yang paling senior menyetujui setiap detail. Demikian pula, jangan mengabaikan pengguna hanya karena orang tersebut tidak dapat mencairkan dana. Pengetahuan praktis mereka mungkin diperlukan demi hasil yang dapat digunakan secara optimal.\n\nPisahkan penilaian mendalam dari rencana komunikasi. Di sini, tuliskan konsekuensi untuk interaksi: “membutuhkan draf sebelum tinjauan karena mereka memeriksa ketentuan serah terima,” daripada label samar seperti 'penting'. Jika wewenang atau perwakilan masih belum pasti, pastikan langsung dengan orang yang bersangkutan alih-alih menyusun jadwal berdasarkan tebakan Anda.
Tulis setiap interaksi sebagai pertukaran yang memiliki tujuan
Untuk setiap percakapan yang diperlukan, tentukan tujuan, informasi yang dibagikan, respons yang dibutuhkan, tanggal yang relevan, dan orang yang mengelola interaksi tersebut. Sebagai contoh, sebuah sesi tinjauan ilustratif dapat meminta rekan kerja operasional untuk mengidentifikasi instruksi serah terima yang belum lengkap sebelum tim berkomitmen pada tanggal pengiriman. Mengirimkan ringkasan kemajuan umum tidak akan menyelesaikan tugas tersebut. Permintaan tersebut harus menyatakan apa yang akan dipengaruhi oleh jawaban mereka.\n\nPanduan pemetaan pemangku kepentingan ONS menjelaskan bahwa rencana keterlibatan lanjutan dapat menetapkan bagaimana, oleh siapa, dan seberapa sering orang dihubungi, termasuk interaksi khusus untuk kegiatan tertentu. Pilihlah waktu di mana jawaban masih dapat memengaruhi pekerjaan. Pembaruan mingguan standar mungkin memadai untuk membangun kesadaran, tetapi keputusan yang diperlukan pada hari Selasa tidak dapat menunggu laporan rutin hari Jumat.
Sepakati saluran komunikasi yang efektif dan tingkat partisipasi yang transparan
Periksa bagaimana orang tersebut dapat meninjau materi secara realistis. Percakapan singkat dapat mengungkap persyaratan yang belum jelas; draf tertulis mungkin lebih baik untuk memeriksa ketepatan kata. Berikan akses ke dokumen yang diperlukan tanpa berasumsi bahwa sebuah tautan dapat diakses oleh semua penerima. Buat undangan secara proporsional: mintalah saran ketika Anda membutuhkan saran, persetujuan ketika orang tersebut memiliki wewenang tersebut, atau konfirmasi penerimaan ketika hasilnya sekadar memengaruhi tugas mereka berikutnya.\n\nJelaskan apa yang masih terbuka untuk didiskusikan dan apa yang telah diputuskan. Mengundang masukan setelah keputusan ditetapkan menciptakan ekspektasi yang berbeda dibandingkan meminta seseorang untuk membantu merumuskannya. Anda masih dapat meminta pertimbangan terkait pelaksanaan, namun nyatakan tujuan tersebut secara jelas. Catat masukan yang relevan dan jelaskan apakah hal itu mengubah pekerjaan, membutuhkan keputusan lain, atau berada di luar cakupan tonggak pencapaian ini.
Tinjau kembali partisipasi saat proyek mengalami perubahan
Fase pengerjaan yang baru, persyaratan yang berubah, pergantian rekan kerja, atau kelompok pengguna yang berbeda dapat membuat rencana awal menjadi tidak lengkap. Tinjau kembali daftarnya pada masa transisi tersebut dan tanyakan apakah ada seseorang yang mendapatkan atau kehilangan peran praktis. Panduan daftar Microsoft menganjurkan pembaruan di sepanjang siklus hidup proyek. APM juga menyajikan keterlibatan sebagai pekerjaan berkesinambungan yang mencakup identifikasi, analisis, perencanaan, dan tindakan.\n\nPeriksa hasil interaksi daripada sekadar menghitung jumlah pesan yang dikirim. Apakah masukan yang diperlukan sudah tersedia sebelum keputusan dibuat? Apakah orang yang terdampak mengetahui hasilnya tepat waktu untuk mengambil tindakan? Apakah pertanyaan yang belum terselesaikan telah ditugaskan kepada seseorang yang dapat menjawabnya? Jika suatu kontak tidak menghasilkan pertukaran yang bermanfaat, periksa terlebih dahulu tujuan, akses, dan waktunya. Sesuaikan pengaturan tersebut sebelum menambah lebih banyak pertemuan untuk semua orang.