परियोजना हितधारकों (स्टेकहोल्डर्स) का प्रबंधन कैसे करें: प्रभाव की पहचान करें और एक संचार रणनीति विकसित करें

सूची केवल संगठन चार्ट के आधार पर नहीं, बल्कि कार्य के आधार पर तैयार करें

परिणाम का वर्णन एक वाक्य में करें और यह पता लगाएं कि किसी के द्वारा इसका उपयोग करने से पहले क्या होना आवश्यक है। उन लोगों को शामिल करें जो इनपुट प्रदान करते हैं, प्रतिबद्धताओं को अधिकृत करते हैं, कार्य पूरा करते हैं और परिणाम का उपयोग या रखरखाव करते हैं। यह जांचने के लिए कि कुछ छूट तो नहीं गया, प्रायोजक (स्पॉन्सर) और उन सहकर्मियों से पूछें जो पहले से ही उन समूहों के साथ काम करते हैं। नियमित बैठकों से बाहर का कोई व्यक्ति डिलीवरी के लिए आवश्यक जानकारी रख सकता है। हो सकता है कि बार-बार उपस्थित होने वाले व्यक्ति की अगले मील के पत्थर पर कोई भूमिका ही न हो।\n\nAPM हितधारकों को ऐसे लोगों या समूहों के रूप में वर्णित करता है जो परियोजना में शामिल हैं या उससे प्रभावित हैं, जिनमें निवेश करने वाले संगठन के बाहर के लोग भी शामिल हैं। स्टेकहोल्डर सूची बनाए रखने पर Microsoft का मार्गदर्शन उन लोगों की ओर भी संकेत करता है जो परिणामी उत्पाद के साथ रहेंगे। ये परिभाषाएं उन लोगों से आगे बढ़कर खोज का दायरा बढ़ाने में मदद करती हैं जो पहले से ही परियोजना संदेशों में मार्क (कॉपी) किए गए हैं।

प्रभाव को किसी विशिष्ट आगामी घटना से जोड़ें

प्रभाव तभी उपयोगी जानकारी है जब यह भागीदारी की व्यवस्था के तरीके को बदलता है। अगली समीक्षा के लिए, यह स्थापित करें कि परिणाम को कौन अनुमोदित (अप्रूव) कर सकता है, एक कठिन आवश्यकता को कौन समझा सकता है और निर्णय के बाद किसका काम बदल जाएगा। यह मानकर न चलें कि सबसे वरिष्ठ व्यक्ति ही हर विवरण को अनुमोदित करता है। इसी तरह, किसी उपयोगकर्ता को केवल इसलिए नज़रअंदाज़ न करें क्योंकि वह व्यक्ति फंडिंग जारी नहीं कर सकता। एक उपयोगी परिणाम के लिए उनका व्यावहारिक ज्ञान आवश्यक हो सकता है।\n\nविस्तृत मूल्यांकन को संचार योजना से अलग रखें। यहाँ, संपर्क के परिणाम को लिखें: "समीक्षा से पहले ड्राफ्ट की आवश्यकता है क्योंकि वे हैंडओवर शर्तों की जांच करते हैं," न कि 'महत्वपूर्ण' जैसा कोई अस्पष्ट लेबल। यदि अधिकार या प्रतिनिधित्व अनिश्चित है, तो अपने अनुमान के आधार पर शेड्यूल बनाने के बजाय संबंधित व्यक्ति से इसकी पुष्टि करें।

प्रत्येक संपर्क को एक उद्देश्यपूर्ण संवाद के रूप में लिखें

प्रत्येक आवश्यक बातचीत के लिए उद्देश्य, साझा की जा रही जानकारी, आवश्यक प्रतिक्रिया, प्रासंगिक तिथि और संपर्क बनाए रखने वाले व्यक्ति को निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, एक निदर्शी समीक्षा में संचालन (ऑपरेशंस) से जुड़े किसी सहकर्मी से टीम द्वारा डिलीवरी तिथि तय करने से पहले लापता हैंडओवर निर्देशों की पहचान करने के लिए कहा जा सकता है। एक सामान्य प्रगति सारांश भेजने से वह कार्य पूरा नहीं होगा। अनुरोध में यह बताया जाना चाहिए कि उनके उत्तर का किस चीज़ पर प्रभाव पड़ेगा।\n\nONS स्टेकहोल्डर-मैपिंग मार्गदर्शन बताता है कि एक आगामी सहभागिता योजना यह निर्धारित कर सकती है कि लोगों से कैसे, किसके द्वारा और कितनी बार संपर्क किया जाए, जिसमें घटना-विशिष्ट संपर्क भी शामिल है। समय का चयन इस आधार पर करें कि कोई उत्तर कब तक काम को प्रभावित कर सकता है। जागरूकता के लिए एक मानक साप्ताहिक अपडेट उपयुक्त हो सकता है, लेकिन मंगलवार को आवश्यक निर्णय शुक्रवार की नियमित रिपोर्ट की प्रतीक्षा नहीं कर सकता।

एक उपयोगी चैनल और एक ईमानदार भागीदारी स्तर पर सहमति बनाएं

जांचें कि वह व्यक्ति यथार्थवादी रूप से सामग्री की समीक्षा कैसे कर सकता है। एक छोटी बातचीत से किसी अस्पष्ट आवश्यकता का पता चल सकता है; सटीक शब्दों की जांच के लिए एक लिखित ड्राफ्ट बेहतर हो सकता है। यह माने बिना कि कोई लिंक प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए काम करता है, आवश्यक दस्तावेज़ तक पहुंच प्रदान करें। निमंत्रण को आनुपातिक रखें: जब आपको सलाह की आवश्यकता हो तो सलाह मांगें, जब व्यक्ति के पास वह अधिकार हो तो अनुमोदन मांगें, या जब परिणाम केवल उनके अगले कार्य को प्रभावित करता हो तो पावती (स्वीकृति) मांगें।\n\nस्पष्ट करें कि क्या अनिर्णीत है और क्या पहले ही तय हो चुका है। निर्णय तय होने के बाद प्रतिक्रिया आमंत्रित करना, किसी को इसे आकार देने में मदद करने के लिए कहने से भिन्न अपेक्षा पैदा करता है। आप अभी भी कार्यान्वयन संबंधी चिंताओं के बारे में पूछ सकते हैं, लेकिन उस उद्देश्य का स्पष्ट उल्लेख करें। प्रासंगिक प्रतिक्रिया को रिकॉर्ड करें और बताएं कि क्या इसने काम को बदल दिया है, इसके लिए किसी अन्य निर्णय की आवश्यकता है या यह इस मील के पत्थर के दायरे से बाहर है।

परियोजना में बदलाव होने पर भागीदारी की समीक्षा करें

एक नया डिलीवरी चरण, बदली हुई आवश्यकता, कोई प्रतिस्थानी सहकर्मी या कोई अलग उपयोगकर्ता समूह मूल योजना को अधूरा बना सकता है। उन बदलावों के समय सूची की समीक्षा करें और पूछें कि क्या किसी ने कोई व्यावहारिक भूमिका हासिल की है या खोई है। Microsoft का सूची मार्गदर्शन पूरे परियोजना जीवनचक्र के दौरान अपडेट करने का सुझाव देता है। APM भी सहभागिता को एक सतत कार्य के रूप में प्रस्तुत करता है जिसमें पहचान, विश्लेषण, योजना और कार्रवाई शामिल है।\n\nसंदेशों की गिनती करने के बजाय संपर्क के परिणाम की जांच करें। क्या निर्णय लेने से पहले आवश्यक इनपुट उपलब्ध था? क्या प्रभावित व्यक्ति को कार्रवाई करने के लिए समय रहते परिणाम की जानकारी मिल गई थी? क्या कोई अनसुलझा प्रश्न किसी ऐसे व्यक्ति को सौंपा गया है जो इसका उत्तर दे सकता है? यदि किसी संपर्क से कोई उपयोगी संवाद नहीं निकलता है, तो पहले उद्देश्य, पहुंच और समय की जांच करें। सभी के लिए और अधिक बैठकें जोड़ने से पहले उस व्यवस्था को समायोजित करें।

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