Så analyserar du projektintressenter: praktiska sätt att bedöma makt, intressen och delaktighet
Analysera projektintressenter genom att besvara tre separata frågor: Vad kan personen påverka, vad förändras för personen genom utfallet och hur deltar personen för närvarande? Dokumentera belägg för varje svar. Befattning, entusiasm på möten och praktiskt engagemang är inte utbytbara. Någon kan ha stor befogenhet men bidra lite till just den här uppgiften; en annan person kanske inte har någon godkännanderoll men är beroende av resultatet varje dag.
En makt–intresse-matris kan sammanfatta dina resultat, men att rita matrisen är inte utgångspunkten. Definiera först vilket projektbeslut eller vilken fas som undersöks. Samma persons relevans kan förändras mellan att godkänna en inriktning, granska ett utkast och ta emot det färdiga arbetet.
Avgränsa bedömningen
Skriv vilket resultat och vilken fas analysen gäller och lista sedan personer eller tydligt definierade grupper med koppling till dem. ”Alla användare” kan vara för brett om erfarna operatörer och tillfälliga användare behöver olika saker. Dela upp en grupp endast när skillnaden påverkar arbetet. Be kollegor som redan har kontakt med personerna att kontrollera om någon saknas. Hitta inte på ytterligare kategorier bara för att fylla varje ruta i ett diagram.
APM beskriver intressenter som personer eller grupper som deltar i eller påverkas av ett projekt. Det omfattar relationer utanför organisationsschemat. En leverantörskontakt, en framtida användare eller någon som underhåller resultatet kan behöva beaktas även om personen inte deltar i projektets ordinarie möten.
Bedöm makt utifrån vilka åtgärder den möjliggör
Fråga för varje person vad personen faktiskt kan godkänna, hålla inne, fördela eller ändra i den här situationen. Fastställ grunden: ett överenskommet godkännandeansvar, kontroll över en nödvändig resurs eller påvisad påverkan på ett relevant beslut. Det här är frågor att undersöka, inte bevis för att alla namngivna personer har sådan makt. Bekräfta osäker befogenhet med ansvarig kontaktperson.
En senior befattning är inte tillräckliga belägg för att personen kan godkänna den här leveransen. Påverkan kan också finnas utan en formell godkännanderoll. Skriv den konkreta åtgärden och dess begränsning, till exempel att personen kan fördela en specialists tid men inte ändra leveransåtagandet. Undvik en enda etikett som ”stor makt” som i tysthet utsträcker befogenheten från ett beslut till alla andra.
Håll isär intressen, uppmärksamhet och stöd
Beskriv hur resultatet förändrar personens arbete, ansvar eller avsedda nytta. Det är mer informativt än att anta att intresse betyder personlig entusiasm eller pengar. Fråga vad personen behöver att projektet bevarar eller möjliggör. Dokumentera sedan hur aktivt personen följer projektet, med utgångspunkt i ett uttryckt bekymmer eller en informationsbegäran snarare än din uppfattning om personens personlighet.
APM skiljer mellan relativ makt, visat intresse och sannolikhet för stöd. Någon kan bry sig djupt om ett utfall men ändå vara oense om ett föreslaget alternativ. En annan person kan stödja målet men sällan behöva uppdateringar. Vägledningen från ONS använder makt och intresse för att styra kontakten, men kvadranternas etiketter är inte universella benämningar som alla organisationer måste använda.
Beskriv delaktighet utifrån observerbara bidrag
Dokumentera vad personen faktiskt gör i den här fasen: lämnar krav, granskar ett utkast, deltar i ett beslut, testar en överlämning eller tar emot resultatet. Jämför det med det bidrag som behövs för nästa uppgift. Närvaro i sig visar inte att ett underlag har lämnats. Tystnad i sig visar inte på motstånd. Personen kanske inte har fått utkastet, saknar åtkomst eller inte förstår vilket svar som behövs.
Microsofts vägledning om intressentlistor skiljer mellan delaktighet och ansvar, däribland personer som arbetar aktivt och personer som främst behöver få information. Använd den skillnaden för att beskriva ett uteblivet bidrag utan att värdera personens betydelse. Om delaktigheten är okänd, skriv ”okänd” och ange frågan som skulle klargöra den i stället för att ge ett lågt betyg.
Gör slutsatsen spårbar och tillfällig
För en kortfattad dokumentation för varje person: relevant makt och belägg för den, berört intresse, aktuell delaktighet, datum och det som ännu inte har verifierats. Om du använder en matris placerar du personerna först när du har dokumenterat skälen. ONS rekommenderar att man sparar resonemanget, vem som gjorde bedömningen och beslutsdatumet samt ser över placeringarna när omständigheterna förändras. Ett exakt utseende tal är inte starkare belägg än en tydlig mening.
Pröva bedömningen mot tre situationer: en senior person utan befogenhet över den här frågan, en användare med liten formell makt men ett stort praktiskt intresse och en person som ofta deltar men inte har lämnat ett överenskommet underlag. Det här är illustrativa kontroller, inte en rangordning av personer. Uppdatera dokumentationen när fasen, rollen eller tillgängliga belägg förändras. Resultatet är en välgrundad bedömning; att omvandla den till en löpande kommunikationsplan är nästa, separata uppgift.