Spraakdagboekaudio exporteren met behoud van de opnamedatum

Als het dagboek nog op de recorder staat, controleer dan eerst de weergegeven datum en tijd. Sony adviseert gebruikers bij de ICD-PX370 de klok in te stellen voordat ze opnemen. Sony vermeldt ook dat het datum- en tijdscherm opnieuw kan verschijnen nadat batterijen zijn verwijderd of vervangen, en dat de eerder weergegeven tijd mogelijk moet worden gecorrigeerd. Dit laat zien waarom de nauwkeurigheid van de apparaatklok van belang is, maar de procedure en het resetgedrag verschillen per model. Raadpleeg de handleiding van het exacte model en stel de klok goed in voor toekomstige opnamen; de klok nu aanpassen kan de opnametijd van oudere bestanden niet bewijzen of herstellen. (Sony ICD-PX370: de klok instellen)

Sluit de recorder aan volgens de handleiding en kopieer het opnamebestand of de map waarin het staat naar een map op de computer. De overdrachtsinstructies voor de Sony ICD-PX370 beschrijven hoe je bestanden of mappen van de opslag van de recorder naar een lokale schijf kopieert en het apparaat daarna loskoppelt. Volg de overeenkomstige stappen voor je eigen model; sommige recorders geven toegang tot het interne geheugen of een geheugenkaart op een andere manier. (Sony ICD-PX370: bestanden naar een computer kopiëren)

Geef de bestemmingsmap een naam waarmee je de bestanden later kunt terugvinden, bijvoorbeeld Voice diary/2026/2026-09-29 – morning walk, maar zet alleen een datum in de naam als je reden hebt om die te vertrouwen. Behoud de oorspronkelijke bestandsnaam van de recorder in het gekopieerde bestand. Als de datum van de gebeurtenis onzeker is, gebruik dan een neutraal label zoals date-unknown of een bekende periode in plaats van te gokken. In een klein tekstbestand of spreadsheet kun je de oorspronkelijke bestandsnaam, de bekende datum van de gebeurtenis, de bron van die datum en de exportdatum vastleggen.

Opnamedatum is de datum waarop de audio is vastgelegd. Als de opname een eerdere gebeurtenis beschrijft, noteer dan de datum van die gebeurtenis apart. Een betrouwbare dagboekaantekening die destijds is gemaakt of een correct ingestelde recorderklok kan de datum ondersteunen. Ingebedde metadata is informatie die in een bestand is opgeslagen, als het bestandsformaat en de recorder dat doen. Of zulke informatie aanwezig is en wat die betekent, hangt af van het apparaat en bestandstype; ga er niet van uit dat een audiobestand een betrouwbare tijdstempel van de opname bevat. Aanmaak- en wijzigingstijden van het bestandssysteem horen bij de bestandsregistratie van de computer. Microsoft documenteert dat bestandssystemen voor Windows deze tijden vastleggen wanneer bestanden worden aangemaakt of geschreven, en dat het gedrag van bestandssystemen en de verwerking van tijden verschillen. Een aanmaaktijd op je computer kan dus aangeven wanneer die kopie is gemaakt; een wijzigingstijd heeft betrekking op het schrijven van het bestand. Geen van beide bewijst de oorspronkelijke opnamedatum. (Microsoft: bestandstijden) Exporttijd is het moment waarop je de opname hebt overgezet. Noteer dit in je logboek, bij voorkeur met de tijdzone als het tijdstip van belang is. Gebruik de exporttijd niet als datum van de gebeurtenis.

Als de tijdzone van een datum niet bekend is, behoud die onzekerheid dan. Noteer “lokale tijd, tijdzone onbekend” of alleen de datum als dat het enige is wat je kunt onderbouwen. Zet een dubbelzinnige kloktijd niet om in een nauwkeurig UTC-tijdstempel. Bewaar de oorspronkelijke tijdstempels van de recorder en computer zoals je ze hebt aangetroffen; voeg een aparte toelichting toe als bekend was dat de recorderklok verkeerd stond.

Behandel het gekopieerde recorderbestand als je masterbestand: bewerk of converteer het niet op dezelfde plek. De audiorichtlijnen van NARA adviseren digitale bestanden te ordenen, metadata toe te voegen of in te sluiten, gestructureerde mappen te gebruiken en mappen te benoemen met datums en gebeurtenissen om ze later gemakkelijker te herkennen. (NARA: digitale bestanden bewaren zodat ze in de toekomst bruikbaar blijven)

Als een bestand lastig af te spelen is, maak dan met software die het bronformaat ondersteunt een aparte luisterkopie. Label die als afgeleide versie, noteer de conversiedatum en het formaat en bewaar deze naast het masterbestand of koppel ze aan elkaar, bijvoorbeeld het origineel REC_0042.mp3 met een apart gelabelde luisterkopie. Controleer welke metadata je conversiesoftware behoudt; met de bewaarkopie kun je altijd teruggaan naar het geëxporteerde bestand van de recorder. Test het afspelen van de kopie en bewaar beide bestanden.

Open meerdere gekopieerde bestanden, waaronder de oudste of belangrijkste opnamen, en controleer of ze afspelen. Vergelijk de bestandsnamen en het aantal bestanden met de map op de recorder en controleer of het logboek de originelen en eventuele afgeleide versies vermeldt. Bewaar een tweede back-up op een aparte locatie; NARA adviseert meerdere kopieën op verschillende media te bewaren en deze regelmatig te vernieuwen. Enkele geslaagde afspeelcontroles bewijzen niet dat elk bestand intact is overgezet. Bewaar de originelen op de recorder totdat je de volledige overdracht en een onafhankelijke back-up hebt gecontroleerd tot het gewenste niveau; voor kopiëren hoeft de recorder niet te worden gewist. (NARA: digitale bestanden bewaren zodat ze in de toekomst bruikbaar blijven)