Exportera ljud från röstdiariet och behåll inspelningsdatumet

Om dagboken fortfarande finns på inspelaren ska du först kontrollera datum och tid som visas. Sony uppmanar användare att ställa in klockan innan de spelar in på ICD-PX370. Sony uppger också att datum- och tidsskärmen kan visas igen när batterier tas ur eller byts ut, och att den tidigare visade tiden kan behöva korrigeras. Det visar varför det är viktigt att enhetens klocka går rätt, men förfarandet och hur klockan återställs varierar mellan modeller. Läs handboken för den aktuella modellen och rätta klockan inför framtida inspelningar; att ändra den nu kan inte bevisa eller rätta inspelningstiden för äldre filer. (Sony ICD-PX370: Ställa in klockan)

Anslut inspelaren enligt handboken och kopiera sedan inspelningsfilen eller mappen som innehåller den till en mapp på datorn. I överföringsanvisningarna för Sony ICD-PX370 beskrivs hur filer eller mappar kopieras från inspelarens lagring till en lokal disk och hur enheten sedan kopplas från. Följ motsvarande steg för din modell; vissa inspelare visar det interna lagringsutrymmet eller minneskortet på ett annat sätt. (Sony ICD-PX370: Kopiera filer till en dator)

Namnge målmappen så att den blir lätt att hitta, till exempel Röstdiarium/2026/2026-09-29 – morgonpromenad, men ange bara ett datum i namnet om du har skäl att lita på det. Behåll inspelarens ursprungliga filnamn i den kopierade filen. Om händelsedatumet är osäkert kan du använda en neutral etikett som date-unknown eller ett känt datumintervall i stället för att gissa. I en liten textfil eller ett kalkylblad kan du notera originalfilnamn, känt händelsedatum, källan till datumet och exportdatum.

Inspelningsdatum är när ljudet spelades in. Om det beskriver en tidigare händelse ska du anteckna händelsens datum separat. En tillförlitlig dagboksanteckning som gjordes vid samma tid eller en korrekt inställd inspelarklocka kan styrka det. Inbäddade metadata är information som lagras i en fil, om formatet och inspelaren skriver sådan information där. Om den finns och vad den betyder beror på enheten och filtypen; anta inte att ljudfilen innehåller en tillförlitlig tidsstämpel för inspelningen. Filens skapande- och ändringstider hör till filposten på datorn. Microsoft dokumenterar att filsystem i Windows registrerar dessa tider när filer skapas eller skrivs, och att filsystemens beteende och tidshantering varierar. Skapandetiden på datorn kan därför visa när den kopian skapades; ändringstiden avser när filen skrevs. Ingen av dem bevisar det ursprungliga inspelningsdatumet. (Microsoft: Filtider) Exporttid är när du överförde inspelningen. Skriv in den i din logg, helst med tidszon om tiden är viktig. Använd den inte i stället för händelsedatumet.

Om tidszonen för ett datum inte är känd ska du behålla den osäkerheten. Anteckna ”lokal tid, tidszon okänd” eller bara datumet om det är det enda du kan belägga. Omvandla inte en tvetydig klocktid till en exakt UTC-tidsstämpel. Behåll de ursprungliga tidsstämplarna från inspelaren och datorn så som de observerades; lägg till en separat förklarande anteckning om du vet att inspelarklockan gick fel.

Behandla den kopierade inspelarf filen som din huvudkopia: redigera den inte och konvertera den inte på plats. NARA:s vägledning om ljud rekommenderar att digitala filer organiseras, att metadata taggas eller bäddas in, att strukturerade kataloger används och att kataloger namnges med datum och händelser för att underlätta identifiering senare. (NARA: Se till att digitala filer går att använda i framtiden)

Om en fil är besvärlig att spela upp kan du skapa en separat lyssningskopia med programvara som stöder källformatet. Märk den som en derivatfil, anteckna konverteringsdatum och format och spara den bredvid eller länka den till huvudkopian – till exempel originalet REC_0042.mp3 och en separat märkt lyssningskopia. Kontrollera vilka metadata konverteringsprogrammet behåller; bevarandekopian gör att du kan återgå till filen som exporterades från inspelaren. Testa uppspelningen av kopian och behåll båda filerna.

Öppna flera kopierade filer, även de äldsta eller viktigaste, och kontrollera att de går att spela upp. Jämför filnamn och antal filer med inspelarens mapp och kontrollera att loggen identifierar original och eventuella derivatfiler. Behåll en andra säkerhetskopia på en annan plats; NARA rekommenderar flera kopior på olika medier och att de uppdateras regelbundet. Några lyckade uppspelningskontroller bevisar inte att alla filer överfördes intakta. Behåll originalen på inspelaren tills du har kontrollerat hela överföringen och en separat säkerhetskopia i den omfattning du behöver; kopiering kräver inte att inspelaren raderas. (NARA: Se till att digitala filer går att använda i framtiden)