Bozza di una dichiarazione di intenti per un piccolo gruppo creativo

Cosa deve comunicare una dichiarazione di intenti

Una dichiarazione di intenti è una breve descrizione scritta degli obiettivi di un'organizzazione. La definizione commerciale del Cambridge Dictionary la descrive come una breve dichiarazione di ciò che un'organizzazione cerca di realizzare attraverso le sue attività. Per un piccolo gruppo creativo, questo riconduce a due domande utili: cosa sta cercando di fare il gruppo, e cosa fa per perseguire tale scopo? (Cambridge Dictionary: “mission statement”)

La checklist del Community Tool Box dell'Università del Kansas aggiunge un processo di gruppo pratico: coinvolgere i principali stakeholder, concordare insieme la dichiarazione, chiarirne l'esito previsto e gli approcci generali, valutarne l'adeguatezza rispetto allo scopo del gruppo e utilizzarla nel prendere decisioni. Tali indicazioni sono pensate per le iniziative comunitarie; i passaggi seguenti ne adattano le idee di partecipazione e revisione a un piccolo gruppo creativo. (Community Tool Box: Checklist for establishing a vision and mission)

L'esempio utilizzato in tutto il testo è fittizio: vicini di casa che si incontrano per fare arte insieme. Si tratta di un'illustrazione pratica, non del resoconto dei risultati di un gruppo reale.

Passaggio 1: Concordare lo scopo prima di perfezionare le parole

Dedica del tempo affinché le persone che plasmano o partecipano al gruppo rispondano a qualche domanda individualmente, per poi confrontare le risposte. Partire dalle parole di ciascuno può rivelare se i membri condividono lo stesso obiettivo o se stanno usando la stessa attività per perseguire scopi differenti. La checklist del Community Tool Box sottolinea l'importanza di dare agli stakeholder l'opportunità di esprimere ciò che conta, cosa il gruppo intende fare e perché.

Per un laboratorio artistico di quartiere, chiediti:

Supponiamo che i partecipanti dicano di volere che i vicini creino cose insieme, provino attività creative e abbiano a disposizione un luogo accogliente dove incontrarsi. Queste sono idee candidate a diventarne lo scopo. Non sono ancora una dichiarazione di intenti: il gruppo deve ancora concordare quali idee siano più importanti e collegarle alle sue attività effettive.

Se le risposte differiscono, discutete la discrepanza prima di redigere il testo. Un gruppo i cui membri non sono d'accordo sul fatto che l'obiettivo principale sia insegnare un particolare mestiere o offrire diverse attività artistiche condivise potrebbe aver bisogno di chiarire il proprio ambito. Una frase che nasconde un reale disaccordo è difficile da utilizzare in seguito.

Fase 2: Individuare a chi si rivolge il gruppo

Decidete come descrivere le persone che il gruppo si propone di riunire. Siate specifici quanto richiesto dal vero scopo del gruppo, senza trasformare la frase in un elenco di tutti i possibili partecipanti. Per il laboratorio fittizio, i membri potrebbero decidere che «vicini di ogni età» descriva bene la comunità a cui si rivolge. Se invece è organizzato per un gruppo più ristretto di partecipanti, la dichiarazione dovrebbe riflettere questo aspetto.

Questo dettaglio è importante perché il «chi» aiuta i lettori a comprendere il gruppo e aiuta i membri a verificare se un'attività sia adatta. Se il laboratorio si descrive come un luogo in cui i vicini creano arte insieme, una mostra riservata ai soli membri senza momenti di creazione condivisa potrebbe meritare una discussione. La frase non deve stabilire ogni singola regola di partecipazione; queste ultime appartengono alle informazioni pratiche sul gruppo.

Fase 3: Dare un nome alle attività che il gruppo svolge concretamente

Elencate le attività ricorrenti, non ogni singolo evento che il gruppo potrebbe sperimentare una volta tanto. Usate verbi concreti. Il laboratorio di quartiere potrebbe ospitare regolarmente sessioni di studio aperto, condividere materiali di base e organizzare esposizioni informali delle opere dei membri. Queste attività spiegano in che modo il gruppo persegue il proprio scopo.

Un rapido controllo della realtà aiuta a mantenere credibile la dichiarazione: i membri potrebbero indicare qualcosa che il gruppo fa attualmente e che corrisponde a ciascuna attività menzionata? Se compare «insegnare», il gruppo offre effettivamente un percorso didattico? Se compare «esporre», rende le opere disponibili per la mostra? Eliminate promesse o ambizioni che non fanno parte dell'attività concordata del gruppo. I piani futuri possono essere integrati in una revisione successiva, ma non devono essere presentati come attività attuali.

Fase 4: Trasformare le risposte in una sola frase

Utilizzate uno schema di lavoro flessibile:

> [Gruppo] riunisce [chi] per [scopo] attraverso [attività principali].

Per l'esempio fittizio, le risposte potrebbero produrre questa bozza:

> Il nostro laboratorio d'arte di quartiere riunisce i vicini per condividere il piacere di creare arte attraverso sessioni di studio aperto, materiali condivisi ed esposizioni informali delle opere dei membri.

Questa frase unisce i partecipanti del gruppo, il suo scopo prefissato e le sue attività. La formulazione è solo un esempio, non una formula che ogni gruppo deve seguire. Un altro gruppo potrebbe preferire dare risalto a ciò che crea o al tipo di esperienza creativa che offre. Mantenete chiara la relazione tra scopo, persone e attività anche se scegliete una struttura diversa.

Fase 5: Verificare e revisionare la bozza insieme

Leggete la frase ad alta voce, poi chiedete ai membri di verificarla rispetto allo scopo e al lavoro effettivi del gruppo. Il Community Tool Box raccomanda di riesaminare la missione per verificarne la coerenza con lo scopo, di raggiungere un accordo e di ritornare alla dichiarazione ogni volta che sia necessario. La sua checklist suggerisce inoltre di rendere la missione abbastanza familiare da consentire ai membri di recitarla o parafrasarla e di utilizzarla nelle decisioni.

Utilizzate queste domande per guidare la revisione:

Ad esempio, se il laboratorio valuta la possibilità di sostituire le sessioni a porte aperte con un programma incentrato sulla vendita delle opere dei membri, la bozza può stimolare una discussione utile: questo sostiene ancora lo scopo concordato di fare arte insieme? La dichiarazione non prende la decisione automaticamente. Offre ai membri un linguaggio comune per prenderla in considerazione.

Mantenetela concisa senza renderla vaga

Una dichiarazione di missione dovrebbe essere abbastanza breve da essere ricordata, ma accorciarla non è l'unico obiettivo. Una frase come "Diamo vita alla creatività" è breve, ma dice ben poco su chi il gruppo riunisca, su cosa si proponga di fare o su come lo faccia. Al contrario, stipare ogni evento, valore, pubblico e idea futura può rendere la frase difficile da seguire e ancora più difficile da mantenere.

Provate a rimuovere ogni frase a turno. Se la frase continua a comunicare lo scopo del gruppo e il suo lavoro principale, l'espressione potrebbe essere superflua. Se rimuovendola cambia il target a cui il gruppo si rivolge o ciò che fa, potrebbe valere la pena tenerla. Privilegiate alcuni dettagli specifici rispetto a una serie di aggettivi generici.

Quando rivedere la dichiarazione

Riesaminate la missione quando le attività del gruppo o i destinatari previsti cambiano, oppure quando i membri riscontrano ripetutamente che non li aiuta più a spiegare il gruppo o a discuterne le scelte. La checklist del Community Tool Box richiede una revisione regolare e adeguamenti secondo necessità. Ciò non significa rivedere la dichiarazione ogni volta che la formulazione sembra imperfetta: chiedetevi prima se lo scopo o il lavoro del gruppo siano cambiati, o se il problema sia semplicemente una frase che necessita di essere modificata.

Una bozza finita è utile quando i membri riescono a spiegare cosa significa con parole proprie e a riconoscere in essa le attività reali del gruppo. Iniziate con lo scopo condiviso, includete le persone che il gruppo riunisce, nominate il lavoro che svolge e perfezionate la frase finché non sia al tempo stesso chiara e veritiera.

Fonti e ambito

Le fonti citate supportano le definizioni e le indicazioni fornite. Gli esempi sono illustrazioni editoriali originali; per eventuali dettagli sui prodotti soggetti a variazioni si consiglia di verificare sulle pagine ufficiali attuali. Non viene promesso alcun risultato specifico.

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