Cara mengurus pihak berkepentingan projek: kenal pasti pengaruh dan bangunkan strategi komunikasi
Mengurus pihak berkepentingan projek bermaksud mengatur penyertaan yang berguna, bukannya menghantar kemas kini yang sama kepada semua orang atau cuba mengawal tindak balas mereka. Mulakan dengan hasil yang ingin dicapai projek dan pencapaian penting seterusnya. Kenal pasti pengetahuan, keputusan, kerja atau pengalaman hasil siapa yang penting pada tahap itu. Kemudian persetujui perkara yang perlu diterima, disumbangkan atau diputuskan oleh setiap orang, serta bila.
Senarai ringkas dapat menyokong kerja ini. Anda tidak memerlukan platform pihak berkepentingan yang rumit untuk bermula. Perbezaan pentingnya ialah antara mengenal pasti orang yang berkaitan dengan benar-benar melibatkan mereka. Nama dalam hamparan tidak menunjukkan bahawa keperluan telah didengari, keputusan telah dibuat atau serah tugas telah diterima.
Bina senarai berdasarkan kerja, bukan carta organisasi semata-mata
Huraikan hasil dalam satu ayat dan telusuri perkara yang mesti berlaku sebelum seseorang dapat menggunakannya. Sertakan mereka yang menyediakan input, membenarkan komitmen, melaksanakan kerja serta menggunakan atau menyelenggara hasilnya. Minta penaja dan rakan sekerja yang sudah bekerja dengan kumpulan tersebut untuk menyemak jika ada yang tertinggal. Seseorang di luar mesyuarat tetap mungkin mempunyai maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan. Peserta yang kerap hadir mungkin tidak berperanan dalam pencapaian penting seterusnya.
APM mentakrifkan pihak berkepentingan sebagai orang atau kumpulan yang terlibat dalam atau terjejas oleh projek, termasuk mereka di luar organisasi pelabur. Panduan Microsoft tentang penyelenggaraan senarai pihak berkepentingan turut merangkumi orang yang akan menggunakan produk yang dihasilkan. Takrif ini membantu meluaskan carian melangkaui orang yang sudah disertakan dalam mesej projek.
Kaitkan pengaruh dengan peristiwa tertentu yang bakal berlaku
Pengaruh hanya menjadi maklumat berguna apabila ia mengubah cara penyertaan diatur. Untuk semakan seterusnya, tentukan siapa yang boleh meluluskan hasil, siapa yang dapat menjelaskan keperluan yang sukar dan kerja siapa yang akan berubah selepas keputusan dibuat. Jangan anggap orang paling kanan meluluskan setiap butiran. Begitu juga, jangan abaikan pengguna hanya kerana orang itu tidak boleh meluluskan pembiayaan. Pengetahuan praktikal mereka mungkin diperlukan untuk menghasilkan sesuatu yang boleh digunakan.
Asingkan penilaian terperinci daripada pelan komunikasi. Di sini, nyatakan sebab untuk menghubungi mereka: “memerlukan draf sebelum semakan kerana mereka menyemak syarat serah tugas,” dan bukannya label kabur seperti penting. Jika pihak yang berkuasa atau wakil tidak jelas, semak dengan orang yang berkaitan dan bukannya membina jadual berdasarkan tekaan anda.
Rangka setiap hubungan sebagai pertukaran yang bertujuan
Bagi setiap perbualan yang diperlukan, nyatakan tujuannya, maklumat yang dikongsi, respons yang diperlukan, tarikh berkaitan dan orang yang mengurus hubungan tersebut. Sebagai contoh, semakan ilustrasi mungkin meminta rakan sekerja operasi mengenal pasti arahan serah tugas yang tertinggal sebelum pasukan menetapkan tarikh penyerahan. Menghantar ringkasan kemajuan umum tidak akan mencapai tujuan yang sama. Permintaan itu harus menyatakan perkara yang akan dipengaruhi oleh jawapan mereka.
Panduan pemetaan pihak berkepentingan ONS menjelaskan bahawa pelan penglibatan susulan boleh menetapkan cara, pihak yang menghubungi dan kekerapan hubungan, termasuk hubungan khusus bagi sesuatu acara. Pilih masa ketika jawapan masih boleh mempengaruhi kerja. Kemas kini mingguan standard mungkin sesuai untuk tujuan pemakluman, tetapi keputusan yang diperlukan pada hari Selasa tidak boleh menunggu laporan rutin hari Jumaat.
Persetujui saluran yang sesuai dan tahap penyertaan yang jelas
Semak cara orang itu boleh menyemak bahan secara realistik. Perbualan ringkas mungkin dapat menjelaskan keperluan yang kabur; draf bertulis mungkin lebih sesuai untuk menyemak perkataan yang tepat. Berikan akses kepada dokumen yang diperlukan tanpa menganggap pautan itu berfungsi untuk setiap penerima. Pastikan jemputan sepadan dengan keperluan: minta nasihat apabila anda memerlukan nasihat, kelulusan apabila orang itu mempunyai kuasa tersebut, atau pengesahan apabila hasilnya sekadar mempengaruhi tugasan mereka yang seterusnya.
Jelaskan perkara yang masih terbuka dan perkara yang telah diputuskan. Meminta maklum balas selepas keputusan dimuktamadkan mewujudkan jangkaan yang berbeza daripada meminta seseorang membantu membentuk keputusan itu. Anda masih boleh meminta mereka menyuarakan kebimbangan tentang pelaksanaan, tetapi nyatakan tujuan tersebut. Rekodkan maklum balas yang berkaitan dan jelaskan sama ada maklum balas itu mengubah kerja, memerlukan keputusan lain atau di luar skop pencapaian penting ini.
Semak semula penyertaan apabila projek berubah
Fasa penyerahan baharu, keperluan yang berubah, rakan sekerja pengganti atau kumpulan pengguna yang berbeza boleh menyebabkan pelan asal tidak lagi lengkap. Semak senarai pada peralihan tersebut dan tanya sama ada seseorang telah mendapat atau kehilangan peranan praktikal. Panduan senarai Microsoft menyarankan agar senarai dikemas kini sepanjang kitaran hayat projek. APM juga menganggap penglibatan sebagai kerja berterusan yang merangkumi pengenalpastian, analisis, perancangan dan tindakan.
Semak hasil hubungan, bukannya mengira jumlah mesej. Adakah input yang diperlukan tersedia sebelum keputusan dibuat? Adakah orang yang terjejas mengetahui hasilnya tepat pada masanya untuk bertindak? Adakah soalan yang belum terjawab diberikan kepada seseorang yang dapat menjawabnya? Jika hubungan itu tidak menghasilkan pertukaran yang berguna, semak dahulu tujuan, akses dan masanya. Laraskan aturan itu sebelum menambah lebih banyak mesyuarat untuk semua orang.