Så hanterar du projektets intressenter: identifiera inflytande och ta fram en kommunikationsstrategi
Att hantera projektets intressenter innebär att ordna meningsfullt deltagande, inte att skicka samma uppdatering till alla eller försöka styra hur människor reagerar. Börja med projektets avsedda resultat och nästa betydelsefulla milstolpe. Identifiera vems kunskap, beslut, arbete eller erfarenhet av resultatet som spelar roll där. Kom sedan överens om vad varje person behöver få, bidra med eller besluta om, och när.
En kort lista kan stödja arbetet. Du behöver ingen komplex plattform för intressenthantering för att komma igång. Den viktiga skillnaden går mellan att identifiera relevanta personer och att faktiskt involvera dem. Ett namn i ett kalkylblad visar inte att ett krav har blivit uppmärksammat, att ett beslut har fattats eller att en överlämning har godkänts.
Bygg listan utifrån arbetet, inte bara organisationsschemat
Beskriv resultatet i en mening och följ sedan vad som måste hända innan någon kan använda det. Ta med dem som bidrar med underlag, godkänner åtaganden, utför arbetet och använder eller underhåller resultatet. Be sponsorn och kollegor som redan arbetar med dessa grupper att kontrollera om någon saknas. En person som inte deltar i de vanliga mötena kan ha information som behövs för leveransen. En återkommande mötesdeltagare kanske inte har någon roll vid nästa milstolpe.
APM beskriver intressenter som personer eller grupper som deltar i eller påverkas av projektet, även personer utanför den investerande organisationen. Microsofts vägledning om att hålla en intressentlista uppdaterad pekar också på personer som kommer att leva med den produkt som blir resultatet. Dessa definitioner hjälper dig att bredda sökningen utanför dem som redan får projektmeddelanden.
Koppla inflytandet till en konkret kommande händelse
Inflytande är användbar information bara när det påverkar hur deltagandet ordnas. Inför nästa granskning bör du ta reda på vem som kan godkänna resultatet, vem som kan förklara ett svårt krav och vems arbete skulle förändras efter beslutet. Utgå inte från att den mest seniora personen godkänner varje detalj. Ignorera inte heller en användare bara för att personen inte kan frigöra finansiering. Användarens praktiska kunskap kan vara avgörande för att resultatet ska gå att använda.
Håll den detaljerade bedömningen åtskild från kommunikationsplanen. Skriv här vilken följd bedömningen får för kontakten: ”behöver utkastet före granskningen eftersom personen kontrollerar villkoren för överlämningen”, i stället för en vag etikett som viktig. Om mandat eller representation är osäkert bör du kontrollera det med berörd person i stället för att bygga ett schema på en gissning.
Beskriv varje kontakt som ett utbyte med ett tydligt syfte
Ange för varje nödvändigt samtal syftet, vilken information som delas, vilket svar som behövs, relevant datum och vem som ansvarar för kontakten. En tänkt granskning kan till exempel be en kollega inom drift att identifiera saknade överlämningsinstruktioner innan teamet bestämmer ett leveransdatum. En allmän lägesrapport skulle inte utföra samma uppgift. Förfrågan bör ange vad svaret kommer att påverka.
ONS:s vägledning om intressentkartläggning förklarar att en efterföljande engagemangsplan kan ange hur, av vem och hur ofta personer ska kontaktas, även för specifika händelser. Välj tidpunkten så att svaret fortfarande kan påverka arbetet. En vanlig veckouppdatering kan passa för information, men ett beslut som krävs på tisdag kan inte vänta till fredagens rutinrapport.
Kom överens om en fungerande kanal och en realistisk nivå av deltagande
Kontrollera hur personen realistiskt kan granska materialet. Ett kort samtal kan reda ut ett otydligt krav; ett skriftligt utkast kan vara bättre när den exakta formuleringen ska kontrolleras. Ge tillgång till nödvändiga dokument utan att utgå från att en länk fungerar för alla mottagare. Anpassa förfrågan efter behovet: be om råd när du behöver råd, om godkännande när personen har mandat att ge det, eller om en bekräftelse när resultatet bara påverkar personens nästa uppgift.
Förklara vad som fortfarande är öppet och vad som redan har beslutats. Att bjuda in till synpunkter efter att beslutet är fattat skapar andra förväntningar än att be någon vara med och forma det. Du kan fortfarande efterfråga synpunkter på genomförandet, men ange det syftet. Dokumentera relevant återkoppling och förklara om den förändrade arbetet, kräver ett nytt beslut eller ligger utanför den här milstolpen.
Se över deltagandet när projektet förändras
En ny leveransfas, ett ändrat krav, en ny kollega eller en annan användargrupp kan göra den ursprungliga planen ofullständig. Se över listan vid sådana övergångar och fråga om någon har fått eller förlorat en praktisk roll. Microsofts vägledning om listan rekommenderar att den uppdateras under hela projektets livscykel. APM beskriver också engagemang som ett kontinuerligt arbete med identifiering, analys, planering och åtgärder.
Granska resultatet av kontakterna i stället för att räkna meddelanden. Fanns de nödvändiga synpunkterna tillgängliga före beslutet? Fick den berörda personen veta resultatet i tid för att kunna agera? Har en obesvarad fråga tilldelats någon som kan besvara den? Om en kontakt inte leder till ett användbart utbyte bör du först kontrollera syftet, tillgången och tidpunkten. Justera upplägget innan du lägger till fler möten för alla.