Stel een missieverklaring op voor een kleine creatieve groep

Een missieverklaring is een korte schriftelijke beschrijving van de doelen van een organisatie. De zakelijke definitie van Cambridge Dictionary omschrijft het als een korte verklaring van wat een organisatie met haar activiteiten probeert te bereiken. Voor een kleine creatieve groep leidt dat tot twee nuttige vragen: wat probeert de groep te doen en wat doet de groep om dat doel na te streven? (Cambridge Dictionary: ‘mission statement’)

De checklist van de Community Tool Box van de University of Kansas voegt een praktisch groepsproces toe: betrek belangrijke belanghebbenden, bereik samen overeenstemming over de verklaring, maak het beoogde resultaat en de algemene aanpak duidelijk, controleer of de verklaring aansluit bij het doel van de groep en gebruik haar bij het nemen van beslissingen. Die richtlijnen zijn bedoeld voor gemeenschapsinitiatieven; de stappen hieronder passen de ideeën over participatie en evaluatie toe op een kleine creatieve groep. (Community Tool Box: Checklist for establishing a vision and mission)

Het voorbeeld dat door de tekst heen wordt gebruikt, is fictief: buurtbewoners die samenkomen om kunst te maken. Het is een illustratieve oefening, geen verslag van de resultaten van een echte groep.

Trek tijd uit voor de mensen die de groep vormgeven of eraan deelnemen. Laat hen individueel een paar vragen beantwoorden en vergelijk daarna de antwoorden. Door met ieders eigen woorden te beginnen, kun je ontdekken of de leden hetzelfde doel delen of dezelfde activiteit gebruiken om verschillende doelen na te streven. De checklist van de Community Tool Box benadrukt dat belanghebbenden de gelegenheid moeten krijgen om aan te geven wat belangrijk is en wat de groep van plan is te doen en waarom.

Vraag voor een kunstworkshop in de buurt:

Stel dat deelnemers zeggen dat ze willen dat buurtbewoners samen dingen maken, creatieve activiteiten uitproberen en kunnen genieten van een gastvrije plek om elkaar te ontmoeten. Dat zijn mogelijke ideeën voor het doel. Het is nog geen missieverklaring: de groep moet nog overeenkomen welke ideeën het belangrijkst zijn en die verbinden met de activiteiten die de groep daadwerkelijk uitvoert.

Bespreek verschillen in de antwoorden voordat je een eerste versie opstelt. Als leden het oneens zijn over de vraag of het hoofddoel is om een bepaalde ambacht te onderwijzen of om uiteenlopende gezamenlijke kunstactiviteiten aan te bieden, moet de groep mogelijk de reikwijdte verduidelijken. Een zin die een echt meningsverschil verhult, is later moeilijk te gebruiken.

Beslis hoe je de mensen beschrijft die de groep bij elkaar wil brengen. Wees zo specifiek als het werkelijke doel van de groep vereist, maar maak er geen opsomming van elke mogelijke deelnemer van. Voor de fictieve workshop kunnen de leden besluiten dat ‘buurtbewoners van alle leeftijden’ de beoogde gemeenschap goed beschrijft. Als de groep is opgezet voor een kleinere, specifieke groep deelnemers, moet de verklaring dat weerspiegelen.

Dit detail is belangrijk, omdat ‘wie’ lezers helpt de groep te begrijpen en leden helpt te beoordelen of een activiteit past. Als de workshop zichzelf beschrijft als een plek waar buurtbewoners samen kunst maken, is het de moeite waard om een tentoonstelling alleen voor leden zonder gezamenlijk maakproces te bespreken. De zin hoeft niet alle deelnameregels vast te leggen; die horen thuis in praktische informatie over de groep.

Maak een lijst van terugkerende activiteiten, niet van elk evenement dat de groep misschien een keer probeert. Gebruik concrete werkwoorden. De workshop in de buurt organiseert bijvoorbeeld regelmatig open atelierbijeenkomsten, stelt basismaterialen beschikbaar en organiseert informele presentaties van het werk van de leden. Deze activiteiten leggen uit hoe de groep haar doel nastreeft.

Met een snelle realiteitscheck blijft de verklaring geloofwaardig: kunnen leden iets aanwijzen wat de groep momenteel doet dat overeenkomt met elke genoemde activiteit? Als er ‘lesgeven’ staat, biedt de groep dan daadwerkelijk instructie? Als er ‘tentoonstellen’ staat, stelt de groep dan werk beschikbaar om te tonen? Schrap beloften of ambities die geen deel uitmaken van het overeengekomen werk van de groep. Toekomstplannen kunnen bij een latere herziening worden meegenomen, maar mogen niet worden voorgesteld als huidige activiteiten.

Gebruik een flexibel werkmodel:

[Groep] brengt [wie] samen om [doel] te bereiken via [belangrijkste activiteiten].

Voor het fictieve voorbeeld zouden de antwoorden tot deze eerste versie kunnen leiden:

Onze kunstworkshop in de buurt brengt buurtbewoners samen om met plezier kunst te maken via open atelierbijeenkomsten, gedeelde materialen en informele presentaties van het werk van de leden.

Deze zin combineert de deelnemers van de groep, het beoogde doel en de activiteiten. De formulering is een voorbeeld, geen model dat elke groep moet volgen. Een andere groep begint misschien liever met wat ze maakt of met het soort creatieve ervaring dat ze biedt. Zorg ervoor dat de samenhang tussen doel, mensen en activiteiten duidelijk blijft, ook als je een andere opbouw kiest.

Lees de zin hardop voor en vraag de leden vervolgens om die te toetsen aan het werkelijke doel en de activiteiten van de groep. De Community Tool Box beveelt aan om te controleren of de missie aansluit bij het doel, overeenstemming te bereiken en er zo nodig op terug te komen. De checklist raadt ook aan de missie zo vertrouwd te maken dat leden haar kunnen opzeggen of in eigen woorden kunnen weergeven en haar te gebruiken bij beslissingen.

Gebruik deze vragen als leidraad voor de herziening:

Als de workshop bijvoorbeeld overweegt de open atelierbijeenkomsten te vervangen door een programma dat draait om de verkoop van het werk van de leden, kan de eerste versie een nuttige discussie op gang brengen: ondersteunt dat nog steeds het afgesproken doel om samen kunst te maken? De verklaring neemt de beslissing niet automatisch. Ze geeft de leden gedeelde bewoordingen om erover na te denken.

Een missieverklaring moet kort genoeg zijn om te onthouden, maar korter maken is niet het enige doel. Een zin als ‘Wij brengen creativiteit tot leven’ is beknopt, maar zegt weinig over wie de groep bij elkaar brengt, wat de groep wil doen of hoe. Omgekeerd kan het opnemen van elk evenement, elke waarde, doelgroep en toekomstgedachte de zin moeilijk te volgen en lastiger bij te houden maken.

Probeer elke zinsnede om de beurt weg te laten. Als de zin nog steeds het doel en het belangrijkste werk van de groep duidelijk maakt, is de zinsnede misschien overbodig. Als weglaten verandert voor wie de groep er is of wat de groep doet, is het misschien de moeite waard om die te behouden. Kies liever enkele specifieke details dan een reeks algemene bijvoeglijke naamwoorden.

Bekijk de missie opnieuw wanneer de activiteiten of beoogde deelnemers van de groep veranderen, of wanneer leden herhaaldelijk merken dat de missie hen niet langer helpt om de groep uit te leggen of keuzes te bespreken. De checklist van de Community Tool Box vraagt om regelmatige evaluatie en zo nodig aanpassingen. Dat betekent niet dat je de verklaring moet herzien zodra de formulering niet helemaal perfect voelt: vraag eerst of het doel of het werk van de groep is veranderd, of dat het probleem simpelweg een zin is die redactie nodig heeft.

Een eerste versie is klaar voor gebruik wanneer leden in hun eigen woorden kunnen uitleggen wat ze betekent en de werkelijke activiteiten van de groep erin herkennen. Begin met het gedeelde doel, vermeld de mensen die de groep bij elkaar brengt, benoem het werk dat de groep doet en verfijn de zin tot die zowel duidelijk als waarheidsgetrouw is.

De aangehaalde bronnen onderbouwen de definities en de afgebakende richtlijnen. De voorbeelden zijn originele redactionele illustraties; veranderende productgegevens moeten op de actuele officiële pagina’s worden gecontroleerd. Er wordt geen specifiek resultaat beloofd.